دشن وزير التعليم العالي الدكتور خالد بن محمد العنقري في الرياض أخيرا «نظام مجالس» في جامعة الملك سعود، الذي يعد أول اجتماع إلكتروني متكامل يعقده المجلس العلمي في الجامعة. وأوضح مدير جامعة الملك سعود الدكتور عبد الله العثمان، أن أتمتة اجتماعات المجالس المختلفة في الجامعة ومن بينها المجلس العلمي وسيلة مهمة نحو التطوير لأداء تلك المجالس والمجلس العلمي باعتبارها وسيلة مهمة نحو التطوير ولتحقيق مستويات عالية من الجودة في أداء الجامعة. وأفاد العثمان أن التجربة الأولى لنظام «مجالس» في المجلس العلمي ستمتد إلى المجالس الأخرى ومنها مجلس الجامعة والكليات والأقسام والعمادات المساندة حتى تصل إلى كافة اجتماعات اللجان في الجامعة بهدف تحسين الأداء وتقليل تكلفة الإعداد للاجتماعات وتوفير الخدمات المساندة التي تتطلبها في الطرق التقليدية. وبدوره، بين وكيل جامعة الملك سعود للدراسات العليا والبحث العلمي الدكتور على الغامدي أن المجلس العلمي تتطلب أعماله الأسبوعية الذي يعقد أسبوعيا الاطلاع على نحو 20 ألف ورقة في المتوسط. وأشار الغامدي إلى أن هذه الأوراق تصور منها المستندات التي تتعلق بالترقيات والتعيينات والنشر وبقية مهام المجلس مما يشكل عبئا على وكالة الدراسات العليا والبحث العلمي، إضافة إلى التكلفة التي كانت تتطلبها من عمليات التصوير والطباعة والصف والتجليد والجهد المبذول من الموظفين. وذكر وكيل الجامعة أن الخطوة المقبلة لتطوير «مجالس» ستكون في مجلس الجامعة في الفصل الدراسي الحالي، إذ لن تقتصر فائدتها للجامعة بل ستستفيد جامعات أخرى منه نظرا إلى أن النظام يمكن تطبيقه بسهولة، مشيرا إلى أن الجامعة حفظت حقوق الملكية لنظام مجالس. من جهته، أوضح أمين المجلس العلمي والمدير التنفيذي لمشروع مجالس الدكتور إبراهيم العريني أن النظام صمم ليحقق متطلبات المجالس الأكاديمية وليعالج مشكلة التواصل بين الأعضاء والحاجة إلى نسخ وتوزيع المستندات الورقية. ولفت العريني إلى أن النظام يعزز الممارسات الإيجابية في إدارة الاجتماعات مثل تنظيم المداخلات وتحديد وقت لكل موضوع وفرصة النقاش والتحاور حول الموضوعات قبل الاجتماع من خلال خاصية التعليقات. وبين أمين المجلس العلمي أن النظام يحتوي على خاصية التصويت الإلكتروني ومرتبط بنظام رسائل الجوال والبريد الإلكتروني للأعضاء وأن العديد من الخصائص ستتم إضافتها في النسخة الثانية من البرنامج التي سيتم إطلاقها مع بداية الفصل الثاني.
