يمثل الإشراف على شغل الوظائف الحكومية التي يرد احتياجها لوزارة الخدمة المدنية من قبل الجهات الحكومية في كل سنة مالية، الدور المناط بها في مجال التوظيف الحكومي، الأمر الذي انتهجت تحديد نظم وسياسات وإجراءات مبنية على الجدارة وتتسم بالشفافية والنزاهة وتضمن تكافؤ فرص الاختيار والتعيين والتطوير بما يحقق الرضا الوظيفي لموظفي الخدمة المدنية بالمملكة العربية السعودية، للوصول إلى هدف استقطاب الكفاءات الوطنية المتميزة بناء على تخصصاتهم وكفاءتهم من خلال عملية انتقاء واختيار أفضل المرشحين، بعد أن تتم عمليات التقديم المتنوعة على الوظائف آليا، لضمان سرعة ودقة انجاز الإجراءات من خلال تفعيل استخدام التقنية والتواصل الإلكتروني وتبادل المعلومات عبر خدمة التوظيف الإلكتروني منظومة "جدارة". وتمر عملية إشغال الوظائف في وزارة الخدمة المدنية بمراحل متعددة، تبدأ في إعدادها لجدولة زمنية لخطة الإعلانات الوظيفية من كل عام ، توضح من خلالها كافة المعلومات المتعلقة بالجهات الحكومية وما يخص الباحثين عن العمل . وتقوم الخدمة المدنية بهذا الصدد بالتعميم بهذه الجدولة لجميع الجهات الحكومية بفترة تمكنها دراسة احتياجها للوظائف وتخصصاتها ، والمرتبطة بطبيعة الحال بدليل تصنيف الوظائف في الخدمة المدنية. وتشكل المرحلة الثانية بداية التصور العام للوظائف التي ستشرف الوزارة على إشغالها ، والتي تتعلق بتسجيل تلك الوظائف آليا في نظام احتياج الإلكتروني ، بعد أن منحت وزارة الخدمة المدنية صلاحيات التسجيل عبر النظام للجهات الحكومية، من خلال تواريخ حددت في الجدولة الزمنية لخطة الإعلانات الوظيفية ، لتتمكن الوزارة بعد هذه المرحلة من مراجعة تلك الوظائف ورموزها في دليل التصنيف ، قبل طرح الإعلان ومواصفاته وشروطه بحسب نوعية الوظائف وسلالم الرواتب المدرجة في الجدولة الزمنية . وتأتي مرحلة طرح الإعلان عبر بوابة الوزارة الإلكترونية ومواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بها ، والصحف الرسمية والإلكترونية المرحلة الثالثة في عملية إشغال تلك الوظائف ، مكتمل التفاصيل وآلية التقديم على نظام الجدارة ، والمواعيد المحددة لاستقبال الطلبات الموضحة بالإعلان للجنسين (رجال ونساء) ، علما بأن التقديم على وظائف كل إعلان ليست محددة بأوقات الدوام الرسمي ، بل تمتد إلى أكثر من ذلك لمرونة التعامل الإلكتروني في نظام جدارة . وبمجرد انتهاء المرحلة الثالثة ، تقوم الوزارة مباشرة في البدء في المرحلة الرابعة وهي إعلان أسماء المدعوين للمطابقة بذات الآلية في طرح الإعلان ، للتأكد من سلامة البيانات المدخلة من قبل المتقدمين في فترة محددة ، وهذه المرحلة لا تعني الترشيح للوظيفة ، وفي حال عدم حضور مرحلة المطابقة يعتبر ذلك عدولا عن رغبة المتقدم في التوظيف . وآخر المراحل في عملية الإشراف على شغل الوظائف ضمن الجدولة الزمنية لخطة الإعلانات الوظيفية ، تتمثل في المرحلة الخامسة والمختصة لدعوة المرشحين بشكل نهائي للوظائف من خلال الأساليب في الإعلان والدعوة للمطابقة، والتي تتم بموجبها استكمال إجراءات الترشيح والتوجيه لمباشرة أعمالهم في الجهات الحكومية ، وكذلك الحال في عدم حضور المرشح لاستكمال إجراءاته في الفترة المحددة يعدّ عدولا عن رغبة التوظيف .
