أوضح مدير إدارة مراقبة المخزون برئاسة شؤون الحرمين إبراهيم الخليفي أن إدارته، التي يدخل ضمن مهامها الإشراف على ثوب الكعبة في مرحلة التبديل، بدأت العمل في البرنامج الخاص للربط الالكتروني مع الشؤون الإدارية والمالية بالرئاسة العامة لشؤون الحرمين، فيما يجري العمل على استكمال وتغطية مراحل التحول كليا إلى العمل التقني من خلال هذا البرنامج، وفقا لما نشرته "مكة اون لاين". وقال للصحيفة إن الرئاسة عملت على تدريب منسوبيها على برامج متخصصة في مجال مراقبة المخزون، بالتنسيق مع إدارة التطوير بالرئاسة ومعهد الإدارة العامة، ليكونوا مؤهلين تأهيلا مناسبا يتفق وما يناط بهم من مسؤوليات ومهام. وأشار إلى جملة من الأدوات التي تستخدم لتحقيق الرقابة، من أهمها الجرد بنوعيه الكلي والجزئي، للتأكد من أرصدة المخزون وسلامة إجراءات الوارد والمنصرف، وجرد العهد المصروفة للإدارات والموظفين لجميع إدارات الرئاسة، والمسجد الحرام، والمسجد النبوي، ومصنع الكسوة، ومكتبة الحرم المكي وغيرها من المواقع والأقسام، وإثبات قيدها، ومتابعة كل ما يطرأ عليها من نقل أو تلف أو إرجاع. وتعد إدارة مراقبة المخزون في رئاسة الحرمين واحدة من أكثر الإدارات التي تعتمد عليها الرئاسة في الحفاظ على مقدراتها، وكيفية الاستفادة من مختلف الأملاك الخاصة بالرئاسة في مستودعاتها، حيث تتمثل أهم أعمال مراقبة المخزون في مراقبة استبدال ثوب الكعبة المشرفة سنويا، والإشراف عليه في يوم التاسع من ذي الحجة من كل عام، من خلال الرقابة والإشراف على عملية تركيب الثوب الجديد، وإعادة القديم وقصه وإدخاله إلى المستودع، وفق الإجراءات النظامية بواسطة لجنة تشكل لهذا الغرض. وتراقب إدارة المخزون حركة الأصناف في المستودعات، وإجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في البطاقات، وحصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها، وفحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون، وإبداء التوصيات بشأنها، وإعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة. ويأتي دور إدارة مراقبة المخزون في الرئاسة العامة لشؤون الحرمين كتأكيد لمفهوم الرقابة المستودعية، وهي أداة للمتابعة والضبط الداخلي تستهدف تقويم وتحسين ومواكبة التطور الفني في الوظيفة المستودعية وأهدافها.
