وقعت المؤسسة العامة للتدريب التقني والمهني عقد مشروع استشاري لتأسيس مكتب إدارة المشاريع (Project Management Office-PMO) في الإدارة العامة للمشاريع و الصيانة مع شركة ديفوتيم العربية المحدودة. وتم تدشين و إعلان إنطلاق المشروع بحضور مدير عام إدارة المشروعات بالمؤسسة الدكتور أحمد بن فهد الفهيد وفريق مكتب إدارة المشاريع بالمؤسسة وهم نخبة من المهندسين السعوديين المتميزين، ومن شركة ديفوتيم مديرها التنفيذي الإقليمي الدكتور عمر واصف عوني و الفريق الاستشاري المرافق له. ويولي معالي محافظ المؤسسة الدكتور علي بن ناصر الغفيص اهتماماً بإعادة هيكلة و هندسة إجراءات العمل في إدارة المشاريع و الصيانة وفقاً لأفضل الممارسات العالمية و أكثر منهجيات إدارة المشاريع فاعلية و أتمتة عملياته باستخدام أحدث تقنيات المعلومات بما يضمن تطبيق تلك المنهجية بشكل عملي مما يقلل في نهاية المطاف من تعقيدات العمل و استخدام الورق من جهة و يرفع كفائة العمل و جودة مخرجات المشاريع من جهة أخرى. وقد أُعتمدت خطة العمل للمشروع الذي يستغرق عشرة سهور و يمر بأربعة مراحل تبدأ بتقييم الوضع الحالي لهيكلية الإدارة العامة للمشاريع والصيانة (Organization Structure) و كافة الإجراءات و منهجيات العمل المتبعة فيها و تحليل متطلباتها الحقيقة في ظل رؤية و رسالة و أهداف المؤسسة بشكل كامل و الإدارة بشكل خاص، و من ثم تبدأ المرحلة الثانية بتطوير هذا الهيكل وفقاً لأفضل الممارسات و المنهجيات المتبعة عالمياً في مثل هذا النوع من الإدارات الحكومية مع تعريف و توصيف الوظائف (Job Descriptions) اللازمة لتطبيق هذا الهيكل بفاعلية و تحديد المسئوليات (Job responsibilities) لكل وظيفة و الحد الأدنى من الشروط الواجب (Required contributions) توفرها في شاغل هذه الوظيفة و المسار التطويري (Career Development Path) الذي يمكن للإدارة إتباعه لتطوير موظفيها وفقاً لهذه المسارات و منهجية و مقياس تقييم الأداء لهذه الوظائف (Career Matrix and Key Performance Indicators (KPIs)) ، و كذلك تعريف كافة العمليات (Processes) و تسلسل و تدفق العمليات (Work Flow) وفقاً لتسلسل الهيكل الإداري و متطلبات هذه العمليات و كافة الأعمال الأخرى لتطوير نظم و إجراءات إدارة المشاريع و الصيانة (Development of Systems and Procedures) ، و إعداد نماذج مناسبة لكل المخاطبات و التقارير و كافة عمليات التوثيق في كل مراحل إدارة المشاريع. و تبدأ بعد ذلك المرحلة الثالثة بتركيب نظام إدارة مشاريع (Web-Based-Project Management System) عالمي يقوم بأتمتة أعمال إدارة المشاريع مع إعداده وفقاً لنتائج تطوير الإدارة التي تتم من خلال هذا المشروع مع ترحيل المتوفر من البيانات لقواعد البيانات في النظام و تكامله بشكل كامل مع منظومة نظم تقنية المعلومات في المؤسسة العامة للتدريب التقني و المهني و مع توثيق كل مخرجات المشروع باللغتين العربية و الإنجليزية، و أخيراً في المرحلة الرابعة تقوم الشركة بتشغيل المكتب و النظام بموظفين من الشركة و من الإدراة لفترة لا تقل عن ثلاثة شهور مع التدريب المكثف خلال جميع مراحل المشروع بما يضمن نقل الخبرة و تسليم العمل مكتملاً في نهاية فترة المشروع و حسب خطته المعتمدة.
