اختتمت وزارة الاشغال العامة بدبي دورة " الحفظ والأرشفة الالكترونية " التي نظمتها على مدار ثلاثة ايام قدمها المدرب الاماراتي المحترف سيف المعيلي . حضرها عدد 30 من الموظفين وموظفات الوزارة من كافة الادارات والأفرع التابعة للوزارة في الدولة . تضمت الدورة عدة محاور منها : التنظيم الاداري للمحفوظات ( المركزية واللامركزية ) .والتنظيم الفني للمحفوظات ( التصنيف – الترقيم – الفهرسة ) . وكيفية وضع خطة لتنصنيف وترقيم الأوراق والملفات . بالاضافة الى كيفية إنشاء فهرس للمؤسسة( فهرس موضوع – فهرس أسماء ) . كما تضمنت طرق حفظ الأوراق وتداولها و إجراءات حفظ الأوراق في الملفات وفرز وترحيل وإتلاف الأوراق المنتهية .والربط بين تنظيم الأوراق يدويا وبين إدخال معلومات في التقنيات الحديثة . وكيفية تقليص الأعمال الورقية في المكاتب و أثر إستخدام الحاسب الآلي في حفظ الوثائق . كما تطرق المحاضر في الدورة الى عملية التوثيق والعمليات المرتبطة بها إحدى الركائز الأساسية لأي عمل تنظيمي وأهمية الوثائق والمحفوظات بانواعها وطرق التعامل معها وحفظها وارشفتها وكيفية الطرق السليمة المتبعة في معالجة الملفات القديمة والمستندات الممزقة وكيفية ترميمها وصيانتها وحفظها لإعادة سهولة استرجاعها للتعامل معها متى طلب ذلك وما هى الأهداف الرئيسية لإدارة المحفوظات وتطرق ايضا الى بعض الاجراءات لللحفظ والارشفة ومهام القائمين على عمليات الحفظ والارشفة بالمؤسسة ومهام السكرتارية وموظفو الارشيف والحفظ. وفي نهاية البرنامج قام المتدربين باداء امتحان بعدي للبرنامج واظهر الاختبار قدرتهم وفاعليتهم ومدى اكتسابهم للمهارات الجديدة التي تعلموها من البرنامج خلال ال 3 ايام التدريبية. هدفت الدورة الى تكوين مهارات لدى موظفي الحفظ على الأسلوب العلمي والعملي الصحيح في التنظيم الفني لمحتويات الأرشيف، وكيفية تصنيف وترقيم وفهرسة الأوراق لسرعة استرجاعها من الملفات ومعرفة الطرق الحديثة لادارة عمليات الحفظ والأرشفة . و التعرف على اساسيات ومهارات ومكونات الحفظ والارشفة الالكترونية وكيفية التعامل مع الانظمة الحديثة.
