بدأ فرع وزارة الحج بمنطقة المدينةالمنورة في رصد المخالفات الميدانية والإدارية في حق شركات ومؤسسات العمرة المخالفة من خلال نظام آلي "متابع" لإشعار الجهة التي رصدت عليها المخالفة عبر رسالة فورية "SMS" ترسل على رقم جوال مسؤولي الشركات المقدمة للخدمات للعمل الفوري على تصحيح القصور بما ينعكس إيجاباً على خدمة المعتمر. وأوضح ذلك مدير عام الفرع محمد بن عبدالرحمن البيجاوي، مبيناً بأن إدارته شرعت في تطبيق الخطة التشغيلية لموسم العمرة لهذا العام 1434ه والتي روعي من خلالها التحقق من جاهزية شركات ومؤسسات العمرة المصرح لها بتقديم الخدمات للمعتمرين وتنفيذ برامجهم وفقاً لحزم الخدمات التي بموجبها صدرت تأشيرات العمرة والإشراف على عمليات قدوم ومغادرة المعتمرين والتحقق من نظاميتها والعمل على تيسيرها. محمد البيجاوي وذكر أن فرع الوزارة يحرص على تعزيز التواصل بالمعتمرين ومتابعة احتياجاتهم وتفقد أحوالهم وتحقيق متطلبات خدمتهم بعناية واهتمام من خلال تطبيق برنامج مراقبة تفويج المعتمرين لمنافذ المغادرة وتطبيق البدائل المتاحة عند إخفاق شركات العمرة في تنفيذ برامج المعتمرين وفقاً للأنظمة والتعليمات والحد من ظاهرة افتراش المعتمرين في الساحات والمناطق المحيطة بها ومعالجة أسبابها والمساهمة في الحد من ظاهرة تخلف المعتمرين من خلال التحقق من التنفيذ الفعلي لبرامج المعتمرين وخدمتهم، وكذلك فإن للفرع دورا مهما للمساهمة في منع تكدس المعتمرين في المنافذ الجوية في مرحلة المغادرة. وأشار البيجاوي إلى ما تقدمه إدارة العمرة من متابعة أحوال المعتمرين والخدمات المقدمة لهم وتفقد المعتمرين المرضى والمنومين في المستشفيات واستقبال الشكاوى المعتمرين والعمل الفوري على حلها وإصدار تصاريح السفر اللازمة للمعتمرين وفقاً لحالاتهم، ويؤدي قسم المعلومات الاستعلام عن برامج وبيانات المعتمرين في الموقع الإلكتروني للوزارة على شبكة الإنترنت وتسجيل الإحصائيات اليومية للخدمات التي تؤدى للمعتمرين وإعداد التقارير وتحليل البيانات لتوجيه عمليات المتابعة والمراقبة، كما تحرص وحدة المعلومات على تحديث بيانات المصرح لهم بتقديم الخدمة وتقديم الدعم الفني لكافة مواقع العمل على مدار الساعة لمتابعة ومراقبة تقديم الخدمات من شركات ومؤسسات العمرة المرخص لها. وأكد البيجاوي على دور لجان المراقبة والمتابعة في موسم العمرة من خلال متابعة البرامج المقدمة للمعتمرين والتأكد من نظاميتها ومطابقتها للواقع وفق حزم الخدمات ومتابعة حالات التفويج والمغادرة من المساكن والعمل على تيسيرها وتفقد أحوال المعتمرين في مناطق تواجدهم ومتابعة الخدمات المقدمة لهم في الفنادق والدور السكنية ومعالجة شكاوى المعتمرين ميدانياً والعمل على حلها ورصد حالات الافتراش للمعتمرين وتأمين السكن لهم مع رصد المخالفات على الشركات, إلى جانب مراكز خدمات وإرشاد المعتمرين التي يتم من خلالها إرشاد المعتمرين التائهين واستقبال شكاواهم والعمل على حلها وتقديم خدمات الاستعلام "سكني ، سياحي ، خدمي .." واستلام ما يعثر عليه من مفقودات تخص المعتمرين والبحث عن أصحابها لتسليمها لهم وتوزيع المطبوعات الإرشادية والتوعوية والإعلامية . ولفت البيجاوي إلى أن إدارة شؤون شركات ومؤسسات العمرة المرخص لها بالفرع تقوم بمهام الكشف على مكاتب شركات العمرة والتحقق من توافر متطلبات التشغيل والتحديث الدوري لبياناتهم والعاملين فيها والتقويم المستمر لتلك المكاتب وفقاً لواجباتها وتوثيق مخالفاتها وتدقيق مستنداتها للرفع بها للجنة النظر في المخالفات كما أن مراكز الاستقبال والمغادرة بمطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي تعمل على مدار الساعة بمتابعة الخدمات المقدمة للمعتمرين في المنفذ والتنسيق مع الجهات المعنية لتيسيرها والإشراف على أداء الشركة المكلفة بمتابعة استقبال ومغادرة المعتمرين في المنافذ والتحقق من تنفيذ برامج المعتمرين وفق حزم الخدمات الصادرة من شركات العمرة واستقبال شكاوى المعتمرين واستلام وتسليم المفقودات إلى جانب مركز استقبال المعتمرين القادمين من بلادهم براً بحافلاتهم وتنظيم دخولها للمنطقة المركزية بمشاركة المرور والتنسيق لتأمين وسائل النقل من المحطة إلى مقر سكنهم وإصدار التصاريح اللازمة لدخول وخروج الحافلات .
