أطلقت عمادة التعليم الإلكتروني والتعلم عن بعد بجامعة الملك سعود المرحلة الثانية من عمليات الدعم الفني للقاعات الدراسية والتي تشمل إنشاء وحدات للدعم الفني في كل كلية من كليات الجامعة، واكد الدكتور سامي بن محمد الحمود عميد التعليم الإلكتروني والتعلم عن بعد أن الإستراتيجية التي تم اعتمادها لعملية التشغيل والصيانة لتقنيات التعليم في الجامعة هي تتمة لخطوات العمادة المهمة في خلال السنين الماضية والتي تحققت في فترة زمنية قصيرة جدًا لا تزيد عن 18 شهرًا في مجال تركيب وتشغيل القاعات الذكية في الجامعة، والتي تعتمد على إحداث تقنيات التعليم المتوفر عالميًا واشار الحمود بقيام وكالة العمادة الفنية والتقنية بتنفيذ المرحلة الأولى في مشروع المدينة الجامعة الذكية والذي اشتمل على عدة عقود في مجملها تأسيس وتركيب أكثر من 1000 قاعة ذكية وأستوديو تعليم واعتمدت العمادة أسلوب التشغيل الفوري للقاعات والتقنيات فور الانتهاء من التركيب، واضاف الحمود انه نظرًا للكم الهائل في التقنيات والقاعات التي تشغلها كان لا بد من اعتماد إستراتيجية واضحة وعملية ويمكن تطبيقها على أرض الواقع، حتى لا تتأثر العملية التعليمية بأي شكل من الأشكال في حالة تعطل بعض التقنيات في القاعات الدراسية. واشار الدكتور الحمود الى خطة تشغيل وصيانة القاعات الدراسية والتي تضمنت اربع مراحل، حيث جاءت المرحلة الأولى وهي مرحلة التشغيل والدعم المبدئي والتي تبدأ فورا الانتهاء في تركيب التقنيات في القاعة وتزامنت هذه المرحلة مع خطة تدريبية لأعضاء هيئة التدريس في كل كلية على حدة .حيث تم تعيين 8 فنين في كل من الدرعية و5 فنيات في كل من عليشة والملز من قبل إحدى الشركات المعتمدة للمرحلة الأولى لمشروع المدينة الجامعية الذكية، بالإضافة إلى طاقم التشغيل المتواجد سابقًا في الجامعة في قسميها الخاص بالرجال في الدرعية والنساء في كل من عليشة والملز . اما المرحلة الثانية فتهدف إلى تحسين أداء الفرق العمالة في الصيانة والتشغيل ورفع مستوى جودة العمل واشتملت هذه الخطة على تأسيس وحدات التعليم الإلكتروني في كل كلية من كليات مجمع الدرعية مع تعيين فنيين لكل كلية مع تنفيذ خطة تدريبية لأعضاء هيئة التدريس ذات مستوى متقدم وتم تشغيل عدد من أنظمة الدعم الفني كجزء في هذه المرحلة قبل نظام (Help Desk) نظام التحكم في بعض (RMS ) كما تم تخصيص هاتف نقال لكل كلية يمكن لعضو هيئة التدريس أن يقوم بالإبلاغ عن أي أعطال في الأجهزة والتقنيات عن طريق الاتصال المباشر أو إرسال رسالة نصية برقم القاعة سيقوم وطبيعة المشكلة سوف يتم البدء الفوري بالتعامل مع أي بلاغ ما طريق نظام RMS أو بإرسال الفني المخصص لكل كلية بشكل مباشر وتم في هذه المرحلة تعيين 15 فنية من خريجات الكلية التقنية في كل من الملز وعليشة ومهندسين بالدرعية بعدد 5 مهندسين جدد وتقوم العمادة الآن بإطلاق هذه المرحلة. كما تضمنت المرحلة الثالثة وهي مرحلة الجودة والعمل المؤسساتي وشملت تأسيس مركز التحكم والإدارة المركزية في مبنى العمادة والذي سيقوم بمراقبة كافة التقنيات في الجامعة والتعامل مع الأعطال الطارئة قبل الإبلاغ عنها كما سيتم في هذه المرحلة البدء بتنفيذ الصيانة الوقائية لكافة الأجهزة في خلال التعاقد مع مقاول للتشغيل والصيانة بعقد تشغيل وصيانة منفصل كما تشمل هذه المرحلة وضع معايير للجودة وأنظمة لمراقبة وتنفيذ هذه المعايير، كما سيتم البدء بتنفيذ خطة مؤشرات الأداء (K P I ) والتي سيتم من خلالها تزويد إدارة العمادة بالمعلومات اللازمة للتخطيط المستقبلي والمساعدة في اتخاذ القرارات الإستراتيجية التي تخصص العمادة والأعمال المناطه بها. أما المرحلة الاخيرة فسيتم دمج فريق الدعم الفني لكل في مشروع المدينة الجامعية الذكية ومشروع التعليم الالكتروني LMS مع فريق عمل واحد لضمان سرعة الاستجابة لأي طلب مساعدة يتم رفعة للعمادة ويتوقع أن نبدأ العمل في هذه المرحلة في الفصل الدراسي الأول في السنة القادمة.
