لاشك أن من أهم المراحل الخدمية لخدمة ضيوف الرحمن مرحلة استقبالهم في أرباب الطوائف والنقابة العامة للسيارات تحت مظلة وزارة الحج من منافذ الوصول، ومن هنا كان لمكتب ارشاد الحافلات الناقلة لحجاج بيت الله الحرام والذي تشرف عليه الهيئة التنسيقية للمؤسسات دور كبير وهام ويسر (الندوة) ان تلتقي بالمهندس فيصل بن عبدالرحمن اسرة مدير عام مكتب ارشاد الحافلات الناقلة للحجاج في هذا الحوار فكانت السطور التالية: | هل لكم ان تحدثونا عن مكتب ارشاد الحافلات الناقلة للحجاج؟ || في البداية تعتبر مرحلة استقبال حجاج بيت الله الحرام في منافذ الوصول اهم المراحل الخدمية لخدمة حجاج بيت الله الحرام ولقد صدر قرار مجلس الوزراء الموقر رقم 251 في 11/9/1422ه لاقرار هذا المكتب الحيوي، والمعدل بقرار رقم 291 في 22/11/1425ه المتضمن توفير مرشدين مرافقين للحافلات التي تنقل الحجاج من منافذ الدخول الى مكاتب مجموعات الخدمة الميدانية، وذلك في مرحلة القدوم فقط. ويسير مكتب ارشاد الحافلات الناقلة للحجاج في مسيرته التطويرية السابعة حيث التطلعات الى احداث نقلة نوعية جديدة في مسيرة هذا المكتب الذي تشرف عليه الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف والنقابة العامة للسيارات تحت مظلة وزارة الحج التي يتواصل دعمها وتحفيزها ومساندتها لكل ما يرقى بمستوى الخدمات التي يتلقاها ضيوف الرحمن تحقيقاً لتطلعات ولاة الأمر الذين سخروا كل الطاقات والامكانات لنيل رضا الله ثم راحة ضيوفه ولتعكس قدرات ابناء هذا البلد في العمل الجاد والمطور، ولقد توجه هذا التطوير بتوجبه من صاحب المعالي وزير الحج بالموافقة علي مضامين الضوابط التنظيمية الخاصة بمكتب ارشاد الحافلات الناقلة للحجاج والعمل بموجبها اعتباراً من موسم حج 1428ه ولقد حصل المكتب على شهادة الجودة العالمية الايزو 9001 في موسم حج عام 1429ه ومن هذا المنطلق وبناء على ما تم تلمسه من خلال اداء المشروع لموسم حج 1429ه والرغبة في الاستمرار لاضفاء نواحي تطويرية وزيادة تحسينها وما تم رصده من الدروس المستفادة، ووفق ما وجه به سعادة وكيل وزارة الحج لشؤون الحج في الاجتماع المنعقد بمكتب سعادته بتاريخ 19/6/1429ه فان برامج العمل الرئيسية لخطة هذا العام 1429ه تشمل على عشرة برامج عمل رئيسية وهي كالتالي: اولاً : مسارات ارشاد الحافلات ومحطات وآليات العمل. ثانياً : التنظيم المالي والاداري. ثالثاً : تعيين الموظفين والمرشدين. رابعاً : التدريب والتأهيل. خامساً : البحوث والدراسات والتطوير. سادساً : تجهيزات المكتب ومواقع محطات العمل. سابعاً : الحاسب الآلي وتقنية المعلومات. ثامناً : الخرائط الارشادية ونظم المعلومات الجغرافية. تاسعاً: العلاقات العامة والاعلام والشريط التوعوي. عاشراً : التوصيف الوظيفي. | ماذا عن الخطة التشغيلية لموسم حج هذا العام؟ || الواقع تتمثل أهم برامج عمل الخطة التشغيلية لموسم حج 1430ه في المحافظة على الاستمرار لتطوير مستوى الاداء لخدمات مركز الحاسب الالي وتقنية المعلومات حيث سيتم الاستمرار في تطوير اجراءات رصد البيانات المعلوماتية للحافلات بطرق آلية متطورة وتقنية مثل ما حصل في العام الماضي 1429ه وتطوير الخريطة الارشادية والتي تحتوي على عناوين مجموعات الخدمة الميدانية في مكةالمكرمة والدور السكنية في المدينةالمنورة. ويبلغ عدد الكوادر البشرية بمكتب ارشاد الحافلات الناقلة للحجاج (516) شخصا على النحو التالي: (129) في الادارة العامة بمكة. (75) في محطة استقبال طريق جدةمكةالمكرمة السريع. (94) بمحطة استقبال الجموم. (83) بمطار الملك عبدالعزيز بجدة (صالة الحجاج+ الميناء). (135) بالمدينةالمنورة (مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز + محطة استقبال الحجاج بالهجرة). | نسمع عن الرؤية والرسالة والقيم.. فهل لكم أن توضحوا لنا ماذا تعني؟ || في الحقيقة الرؤية تعني : ان تتأصل مهمة العمل الارشادي لحافلات نقل الحجاج بروح الفريق الواحد، وتتكامل خطط العمل التشغيلية لدى كافة قطاعات خدمة ضيوف الرحمن. أما الرسالة : فهي تعني ان مرحلة استقبال ضيوف الرحمن في منافذ الوصول تعد الواجهة الأولى.. وتمثل أولى سلسلة الخدمات التي تقدم لضيوف الرحمن.. واياً كان مستوى هذه الخدمة فإن الانطباع الاول يدوم. وأما القيم : فهي تعني : مخافة الله في السر والعلن. الصدق في العمل. تقديم أفضل الخدمات لحجاج بيت الله الحرام. احترام الآخرين. تطبيق العمل بروح الفريق الواحد. تطبيق التكامل في الأعمال في جميع قطاعات المكتب. الابتكار في عمليات التطوير. | ما هي المهام الاساسية وأهداف الخطة التشغيلية لديكم؟ || في الحقيقة المهام الاساسية : تتمثل في الآتي: 1 توفير مرشد مؤهل ذو خبرة بالطرق والاتجاهات ومزود بالخرائط الارشادية اللازمة لإرشاد الحافلات الناقلة للحجاج خلال مرحلة القدوم من مراكز الاستقبال الى مقار مجموعات الخدمة الميدانية التابعة لمؤسسات أرباب الطوائف بكل يسر وسهولة وخلال زمن وجيز. 2 القيام بخدمة ضيوف الرحمن منذ لحظة وصولهم الى المملكة وذلك من خلال المساهمة في الخدمات التي تقدمها الدولة ومؤسسات ارباب الطوائف والنقابة والجهات الأخرى المعنية بخدمة ضيوف الرحمن وبما يضمن اداءهم لمناسكهم بكل يسر وسهولة. 3 توفير البيانات الدقيقة والموثقة عن الحافلات الى كل من مؤسسات ارباب الطوائف والنقابة والاجهزة الحكومية الاخرى ذات الصلة بخدمة الحجاج وذلك من خلال تطوير الاجراءات وتوثيق معلومات الحافلات باستخدام الحاسب الآلي. 4 المساهمة في تنفيذ برامج الدولة لتنمية الموارد البشرية وتطويرها من خلال توفير وظائف موسمية للشباب السعودي وتأهيلهم وتدريبهم للعمل في المكتب. أما أهداف الخطة التشغيلية: فيتمثل الهدف الرئيسي للمكتب في : ارشاد وايصال حافلات نقل الحجاج إلى مقار مجموعات الخدمة الميدانية بأمن وطمأنينة وخلال زمن مستهدف يتناسب مع خطة السير بالاضافة إلى توفير المعلومات الدقيقة والسريعة عن بيانات الحافلات والحجاج لمؤسسات الطوافة والنقابة العامة للسيارات وأي جهات أخرى مستفيدة. يضاف إلى ذلك فإن الأهداف القياسية تشمل: 1- تطوير الاجراءات المعلوماتية والتقنية لتوثيق معلومات الحافلات وبيانات الحجاج بطرق آلية سريعة ومتطورة ونقلها فيما بين محطات العمل بسرعة فائقة. 2- تعميق مفهوم خدمة الارشاد وتوفير المرشد المؤهل لذلك. 3- وضع اجراءات عملية لزيادة نسبة السعودة بين المرشدين. 4- العمل على دراسة مسببات تسرب المرشدين بعد اكتمال مسوغات التوظيف ووضع حلول عملية لذلك. 5- استخدام كل السبل المتاحة للتقليل من الآثار السلبية لتعدد مجموعات الخدمة في الحافلة الواحدة. 6- العمل على زيادة فاعلية عملية الارشاد لتحسين زمن وصول الحافلات لمجموعات الخدمة. 7- متابعة حركة الحافلات أثناء دخولها إلى مكةالمكرمةوالمدينةالمنورة وتسهيل وصولها بكل أمان وسهولة وسرعة إلى مواقع مقار مجموعات الخدمة الميدانية وسكن الحجاج في مرحلة القدوم. 8- استخدام البدائل المتاحة لتأخر توفير عناوين مجموعات الخدمة من قبل مؤسسات الطوافة. | ماذا عن مرتكزات الخطة التشغيلية؟ || يعتمد نجاح تحقيق أهداف الخطة ووضع مرتكزاتها موضع التنفيذ على الآليات والخطوات الاجرائية التي سيتم اتباعها، ومن خلال الدروس المستفادة والمتغيرات التي طرأت على فرضيات خطة عام 1429ه فإن المرتكزات المقترحة لخطة موسم حج 1430ه تشمل ما يلي: أولاً: التعامل مع تعدد مكاتب الخدمة والمؤسسات في الحافلات: - التنسيق الدقيق والمسبق مع الجهات المعنية في منافذ الوصول في مركزي الاستقبال بالجموم وطريق جدةوالمدينةالمنورة. - طرح المشكلة ومناقشتها مع كافة الاطراف المعنية ومحاولة إيجاد حلول متوازنة تتناسب مع متطلبات خطط التشغيل لكل جهة وتوثيق نتائج ذلك واعتمادها لتكون موضع التنفيذ والالتزام من كافة الاطراف. - احاطة وزارة الحج ومؤسسات الطوافة لحث بعثات الحج بالالتزام بأعداد المجموعات في الطائرات نظراً لما تمثله هذه المخالفة من تبعات يتحمل سلبياتها الحاج في المقام الأول. ثانياً: كيفية زيادة فعالية إرشاد الحافلات من حيث زمن وصولها: - زيادة فاعلية آليات رصد بيانات الحافلات وزمن المغادرة والوجهة وتوثيقها حاسوبياً وارسالها بالسرعة الكافية لمحطة القدوم ليمكن متابعة حركتها بدقة وكفاءة. - زيادة فاعلية ابلاغ (غرفة المتابعة والتنسيق) بمكةالمكرمةوالمدينةالمنورة عن معلومات الحافلات المغادرة منافذ الوصول أولاً بأول وذلك عن طريق الآليات المقترحة لتطوير شبكة الحاسب الآلي. - النظر في زيادة الفرق الميدانية وفاعليتها وتجهيزاتها التشغيلية لمتابعة حالة الحافلات داخل الأحياء والطرقات. - تفعيل المراقبة الميدانية لحركة المرشدين وتدريبهم والتأكد من التزامهم بمتطلبات انجاز تسديد وصول الرحلات أولاً بأول. ثالثاً: مقترحات التعامل مع تأخر وصول عناوين مجموعات الخدمة: - الاتصال المبكر مع مؤسسات الطوافة لضرورة توفير العناوين بوقت كاف لا يتجاوز نهاية شهر شوال وبداية شهر ذي القعدة لإعداد الخرائط الارشادية لكل مجموعة خدمة ميدانية. - الاتصال والمتابعة مع مؤسسات الطوافة لتوفيرأكبر قدر من المعلومات عن العناوين المطلوبة لتوجيه المرشدين بها مع عدم احتساب لزمن الرحلة أو محاسبة المرشدين بها مع عدم احتساب لزمن الرحلة أو محاسبة المرشدين في حالات الضياع بسبب عدم معرفة العناوين. - سيتم انزال وتثبيت العناوين على الخرائط الارشادية فور وصولها وتفعيل استخدامها وسيراعى الزمن المستغرق لعمل ذلك. رابعاً: التنسيق مع الجهات ذات العلاقة: أولاً: وزارة الحج: سيتم عرض خطة العمل على مديري عموم فروع الوزارة في مكةالمكرمةوالمدينةالمنورةوجدة لمناقشة كافة الأمور التنسيقية والاشرافية والتنفيذية للخطة وما يتطلبه ذلك من تنسيق مسبق وشامل والعمل على مواءمة خطط العمل التنفيذية لما يحقق راحة الحجاج ، وسيتم تزويد فروع وزارة الحج بكلمة مرور ورقم سري. للدخول لصفحة المعلومات والاحصائيات عن طريق الحاسب الآلي لمتابعة حركة الحافلات في جميع مسارات العمل. ثانياً: الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف: - التنسيق الدائم مع الهيئة التنسيقية لمؤسسات أرباب الطوائف بصفتها الجهة المشرفة على المكتب والمسؤولة عنه أمام الوزارة لتقنين الاجراءات وتعديل الخطة الميدانية بما يتوافق والمتغيرات التي تظهر من وقت لآخر. ثالثاً: مؤسسات الطوافة ومؤسسة الأدلاء: مناقشة برنامج العمل مع مؤسسات الطوافة بمكةالمكرمة والمؤسسة الأهلية للأدلاء بالمدينةالمنورة من حيث: - اعتماد خطة واضحة لترتيبات وصول الحافلات لمجموعات الخدمة في مكةالمكرمة والمساكن في المدينةالمنورة. - مناقشة خصوصية كل مؤسسة طوافة والمؤسسة الأهلية للأدلاء فيما يخص نقل الحجاج واعتماد آلية تتناسب وهذه الخصوصيات. - توفير عناوين وأرقام الهواتف والفاكسات لمجموعات الخدمة في مكةالمكرمة وللمساكين في المدينةالمنورة بوقت مبكر. رابعاً: مكتب الوكلاء الموحد: - تعدد مكاتب الخدمة في الحافلة الواحدة سيكون على رأس الخطوات التنسيقية مع مكتب الوكلاء الموحد والمطلوب مراجعتها للحصول على بيان المغادرة الصادر من المكتب لتسهيل رصد معلومات الحافلات المنطلقة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة كالعام الماضي 1429ه. خامساً: النقابة العامة للسيارات: - على نفس القدر من الأهمية فالتنسيق سيكون على مدار الساعة مع النقابة العامة للسيارات للوقوف على المستجدات وما يتطلبه الأمر من تعاون وتنسيق بين الأطراف جميعها لضمان وصول الحافلات والحجاج بأمان. | ماذا عن فرضيات الخطة التشغيلية ومستجداتها؟ || بناء على ما تم رصده من قبل ادارة مكتب ارشاد حافلات نقل الحجاج في موسم حج 1429ه من خلال اجمالي عدد الرحلات التي تم ارشادها من منافذ الوصول في محافظة جدة (مطار الملك عبدالعزيز ، ميناء جدة الإسلامي) ومحطة الجموم للرحلات القادمة من المدينةالمنورة والمتجهة إلى مكةالمكرمةوالمدينةالمنورة (المطار ومركز الهجرة) وبناءً على أعداد الرحلات في أيام الذروة ، فإن مواقع العمل والاعداد المستهدفة من المرشدين تشتمل على التالي: - تقسيم مواقع العمل إلى ست محطات هي: 1- المقر الرئيسي للإدارة العامة للمكتب في مكةالمكرمة. 2- طريق جدة/مكة السريع للحافلات القادمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الإسلامي. 3- مطار الملك عبدالعزيز بجدة. 4- مركز استقبال الجموم للحافلات القادمة من المدينةالمنورة والجحفة. 5- المدينةالمنورة (مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز). 6- المدينةالمنورة (محطة استقبال الحجاج بالهجرة). - توقيع قيام 620 مرشداً في مركز استقبال جدة - مكةالمكرمة لمرافقة أكثر من 18.500 رحلة متوقع وصولها لمكةالمكرمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الإسلامي. - توقع قيام 650مرشداً في محطة الجموم لمرافقة أكثر من 19.500 رحلة متوقع وصولها لمكةالمكرمة من المدينةالمنورة والجحفة في مرحلة القدوم. - تعيين 700 مرشد في محطة المدينةالمنورة لإرشاد الحافلات من المطار ومركز الهجرة إلى المساكن في مرحلة القدوم فقط. - توثيق جميع العمليات الميدانية و الاجرائية وحركة الحافلات عن طريق الحاسب الآلي من خلال البرنامج والذي صمم لهذا الشأن. - توثيق جميع مراحل أعمال المكتب منذ البداية إلى نهاية العمل في جميع مواقع العمل في شريط اعلامي وملف صحفي متكاملين ويعتبران جزءاً لا يتجزأ من التقرير الختامي لأعمال المكتب. - عدد الحجاج المستهدف والمتوقع خدمتهم هو ( 1.750.000) حاج. وحول مستجدات الخطة: قال : يعتزم المكتب في موسم حج 1430ه العمل على تنفيذ الأعمال الادارية والمالية تقنياً بمتابعة واشراف قسم الحاسب الآلي وتقنية المعلومات لتسهيل سرعة انجاز مهام أقسام المكتب: 1- العمل على حصول المكتب على شهادة الأيزو العالمية في النطاق الخدمي. 2- تطوير موقع المكتب على شبكة الانترنت وادخال البريد الالكتروني، وانظمة الرحلات وحركة الحافلات والمرشدين. 3- تفعيل أنظمة رسائل الجوال التلقائية (sms) لإيصال المعلومات للمعينين من الإداريين والمرشدين. 4- تفعيل أنظمة الكاميرا الرقمية في التقاط الصور من الموظفين والمرشدين. 5- تفعيل أنظمة الاجراءات المالية والأعمال المحاسبة وتسديد العهد. 6- تطوير الخرائط الارشادية في مكةالمكرمةوالمدينةالمنورة وفق التعديلات الجديدة للمناطق السكانية والشوارع ، زيادة لوحة تفصيلية داخل اطار الخريطة توضح الموقع والمجاورين بدقة وتفصيل أكثر ، وزيادة سرعة البرنامج. 7- ادخال الشريط الاعلامي ودليل المرشد ضمن البرنامج التدريبي للمرشدين ، والتعاقد مع جهة متخصصة (وكالة اعلامية). 8- التركيز على الجانب العملي الميداني في التدريب بشكل أكبر. 9- سيتم زيادة الجانب الانساني والعلاقات العامة في البرنامج التدريبي للمرشدين، كما سيتم عقد دورة تدريبية للموظفين الاداريين والعاملين في محطات العمل لاعطاء جرعات علمية وعملية في كيفية حسن التعامل مع حجاج بيت الله الحرام وغيرهم والمهام والمسؤوليات المكلفين بها على أكمل وجه. 10- التعامل مع المتغيرات الجديدة في محطة الهجرة بعد استكمال صالة الاستقبال الجديدة بالمحطة. 11- تثقيف جميع العاملين في المكتب وتوعيتهم بالوقاية الصحية من الأمراض وتحقيق مبدأ (النظافة مطلب شرعي). | ماذا تود أن تقول في ختام هذا اللقاء؟ ||إن كان لي من كلمة فهي أسأل المولى سبحانه وتعالى أن يوفق حجاج بيت الله الحرام لأداء مناسكهم في يسر وسهولة تحفهم عناية الله جل وعلا ثم الرعاية الكريمة من لدن حكومة مولاي خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز وسمو ولي عهده الأمين وسمو النائب الثاني ورجاله المخلصين كل في موقعه، وأسأله جل جلاله أن يحفظ بلادنا من كل مكروه انه سميع مجيب.
