حققت جامعة المجمعة جائزة الحكومة الإلكترونية وهي إحدى جوائز مشاريع القمة العالمية لمجتمع المعلومات 2015 حيث تسلم وكيل الجامعة الدكتور مسلّم بن محمد الدوسري نيابةً عن مدير الجامعة الدكتور خالد بن سعد المقرن الجائزة ضمن الاحتفال المصاحب لمنتدى القمة العالمية الذي أقيم بمدينة جنيف بسويسرا وشهد حضور سفير المملكة والمندوب الدائم لدى الأممالمتحدة والمنظمات الدولية الأخرى في جنيف السفير فيصل بن حسن طراد وأعضاء مشاركين من وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات كما شارك السفير الجامعةَ الاحتفال بهذه المناسبة مشيداً بدورها وتقدمها في مجال التحول الإلكتروني من خلال هذا التميز الذي استحقته في هذه المنافسة، مشيراً إلى أن هذا الإنجاز يسجل باسم الوطن ككل. الجدير بالذكر أن الجامعة قد ترشحت لهذه الجائزة من خلال مشاركتها في المنافسة في الفئة السابعة (تطبيقات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات - الحكومة الإلكترونية) من خلال نظام اللجان والمجالس، وهو أحد الأنظمة التي تبنتها الجامعة منذ نشأتها - ممثلة في عمادة التعليم الإلكتروني والتعلم عن بعد – بهدف إدارة عمليات اجتماعات اللجان والمجالس في الجامعة إلكترونياً، بدءاً من عملية إنشاء الجلسة ومروراً بتقييد موضوعات الاجتماع ودعوة الأعضاء، وإدارة النقاشات بين الأعضاء، وتقديم الاعتذار عن الحضور، وتسجيل محاضر الاجتماعات وتوقيعها، وتقييد وجهات النظر في حال التحفظ، والرفع بها إلى صاحب الصلاحية للاعتماد أو التوجيه، مع إمكانية استعراض كافة التقارير المتعلقة بالاجتماعات وفق مستويات المسؤولية، وانتهاءً بإعداد حصر المستحقات المالية للاجتماعات، ويدعم هذا النظام اللغتين العربية والإنجليزية وقد كان لتطبيقه الأثر الفاعل في تحقيق التحول إلى العمل الإلكتروني وأتمتة إجراءات سير العمل في عقد الاجتماعات وإعداد محاضرها، وفي الحد من سلبيات تباعد أعضاء اللجان والمجالس بسبب تباعد فروع الجامعة، كما ساهم هذا النظام في اختصار الوقت وتقليل عمليات إعداد المحاضر وضبطها، والمساهمة في وضوح إجراءات إعداد المحاضر، وسهولة الاطلاع على المحضر والتوقيع عليه إلكترونياً أو التحفظ على بعض توصياته، وسرعة البت في كثيرٍ من القضايا المرتبطة بتوصيات المجالس واللجان، وأرشفتها إلكترونياً، وضمان سرعة الوصول إليها عند الحاجة، مع ضبط عمليات الاستحقاق المالي لأعضاء المجالس واللجان من خلال إصدار التقارير الإحصائية الإلكترونية للاجتماعات ومراعاة أوقات هذه الاجتماعات في كونها في وقت الدوام الرسمي أو خارجه. وكانت الجامعة قد تأهلت للترشيح المبدئي في هذه المسابقة من خلال خمسة مشاريع من المشاريع الإلكترونية في الجامعة في خمس فئاتٍ من فئات جوائز القمة العالمية لمجتمع المعلومات، ثم تأهل منها لعمليات الترشيح النهائي مشروعٌ واحدٌ، حيث خضعت تلك المشاريع إلى عددٍ من مراحل التصويت والتحكيم الدقيق، وشهدت منافسةً قويةً من عددٍ من المشاريع المقدمة من جهاتٍ أخرى محليةٍ ودوليةٍ، وفيما يتعلق بمشروع اللجان والمجالس فقد نافس في الفئة السابعة ضمن 43 مشروعاً محلياً وعالمياً. وتستهدف القمة العالمية لمجتمع المعلومات بجوائزها المعنيين بمجتمع المعلومات من الحكومات، والمنظمات الدولية، والمجتمع المدني، والقطاع الخاص، والهيئات الأكاديمية، كما تهدف إلى تنفيذ توصيات المجلس الاقتصادي والاجتماعي للأمم المتحدة، والتي تؤكد على تبادل أفضل الممارسات على الصعيد العالمي، والاعتراف بالتميز في تنفيذ المشاريع والمبادرات التي تساعد على تحقيق أهداف القمة، ويشجع المجلس ذوي العلاقة على ترشيح مشاريعهم للمشاركة في مسابقة الجوائز السنوية لمشاريع القمة العالمية لمجتمع المعلومات وفي هذا السياق أشار مدير الجامعة الدكتور خالد بن سعد المقرن - رئيس لجنة التعاملات الإلكترونية إلى أن الحصول على هذه الجائزة يأتي في سياق تميزها في التحول إلى العمل الإلكتروني الذي عملت الجامعة على إقراره واعتماده في كثيرٍ من إجراءاتها منذ نشأتها، كما يؤكد على أن الإنجاز لا يرتبط بعمرٍ محددٍ خاصةً وأن عمر الجامعة لم يتجاوز السنوات الخمس، مؤكداً على أن هذا التحول الإلكتروني يقف خلفه عملٌ جادٌ مخلصٌ من شبابٍ سعوديٍ سواءٌ على مستوى القيادة أو على المستوى التنفيذي، وهم شبابٌ قد راهنا على قدراتهم عند نشأة الجامعة وهاهم – بحمدالله – يكسبون رهان التميز والنجاح الذي يدعم تقدم هذا الوطن الغالي الذي قدم لنا كل الإمكانيات المادية والبشرية. كما تحدث مهدياً هذا الإنجاز لكافة أبناء هذا الوطن المعطاء، حيث يدعم هذا المنجز مكانة المملكة في مجال التعاملات الإلكترونية على النطاق الدولي، وهو الأمر الذي نفخر به في هذه المناسبة، وقال: الشكر لله تعالى على ما تحقق من نعمه التي لا تحصى ثم الشكر لخادم الحرمين الشريفين الملك سلمان بن عبدالعزيز حفظه الله وسمو ولي عهده الأمين وسمو ولي ولي عهده على ما تجده جامعة المجمعة من دعمٍ لا محدود كمثيلاتها من جامعاتنا الوطنية، وجميع منسوبي الجامعة يجددون التأكيد على العمل الجاد الذي يستثمر ما قُدّم لهذه الجامعة من موارد مالية في سبيل تحقيق تطلعات ولاة الأمر – وفقهم الله – وبما يدعم رسالة الجامعة وأهدافها التي أنشئت من أجلها. كما تحدث بهذه المناسبة وكيل الجامعة الدكتور مسلّم بن محمد الدوسري – نائب رئيس لجنة التعاملات الإلكترونية في الجامعة - مشيراً إلى أن هذا الإنجاز الذي يسجل باسم الوطن إنما تم بتوفيق الله تعالى ثم بدعم مدير الجامعة د.خالد بن سعد المقرن ومتابعته الدائمة وتشجيعه للعاملين في أعمال التحول الإلكتروني في الجامعة، مؤكداً على أن هذا المنجز من ثمرات المبادرات التنفيذية للخطة الاستراتيجية الأولى للجامعة، والمنافسة على هذه الجوائز العالمية لم تكن في أولويات خطة الجامعة التي ركزت على التميز المحلي باعتبار حداثة النشأة، إلا أن ثقة مديرها فيما تحقق على أيدي أبناء الجامعة المخلصين الذين تجاوزوا بمنجزاتهم عدداً من التحديات التي واجهت الجامعة كأي جامعةٍ ناشئةٍ هي التي عززت من طموحنا للمشاركة في هذه المنافسة ونوّه إلى أن نظام اللجان والمجالس قد تم تطويره ذاتياً داخل الجامعة ومن خلال الاشتراك مع بعض الجهات الخاصة التي ساهمت بتقديم بعض الأفكار التطويرية سواءٌ في مجال هندسة الإجراءات أو في التصميم أو البرمجة، حيث انتهت المرحلة الثالثة لتطوير النظام متضمنةً تطوير واجهة النظام بما يتوافق مع هوية الجامعة, ورؤيتها التطويرية من خلال تعديل المظهر العام للنظام (التصميم والألوان)، وتغيير مظهر الأيقونات، واستحداث تطبيق للنظام على الأجهزة الذكية ( بنظام ios- android ) ، وخدمة إدخال المحاضر باللغة الإنجليزية, وإضافة أيقونة خاصة بالتعاميم والقرارات والتنبيهات من قِبل صاحب الصلاحية، مع إضافة بعض الإجراءات التي تضبطُ وتُسَرِّعُ من عمليات إنشاء الجلسات ورفع المحاضر, وذلك مثل عدم إمكانية إنشاء جلسة بعد تاريخ انعقادها بأسبوع، وتمكين رئيس اللجنة أو المجلس من التوقيع تلقائياً على المحضر بعد الرفع للأعضاء للتوقيع، وفي حال تأخر عضو اللجنة عن التوقيع لمدة 48 ساعة من وقت رفع المحضر يتم التوقيع عنه إلكترونياً, وغيرها من الخدمات التطويرية، وأشار إلى أن نظام اللجان والمجالس من مشاريع الجامعة التي تفخر بها, وتسعى لتطويرها, ومواكبة تطور التكنولوجيا العلمية الحديثة, والأخذ بمقترحات وأفكار المستخدمين لهذا النظام من منسوبي الجامعة.
