حل جميع مشكلات القبول والتسجيل وربط فروع وكليات الجامعة ببعض

عميد القبول والتسجيل بجامعة الملك سعود في حديثه ل«الجزيرة»:

أكد الدكتور عبدالله بن سلمان السلمان عميد القبول والتسجيل بجامعة الملك سعود ورئيس اللجنة الاستشارية للإشراف على مشروع تطبيق المنظومة الأكاديمية بالجامعة أن تطبيق المنظومة الأكاديمية e.Register خطوة تطويرية كبيرة تجاه تطبيق الحكومة الإلكترونية ليحقق نقلة نوعية في الأداء تخدم منسوبي الجامعة بطريقة سهلة وفعالة، وقال: إن تطبيق هذه المنظومة بالجامعة سيمكن من حل جميع مشكلات القبول والتسجيل في الجامعة، كذلك عملية تعديل رغبات الطالب والتحويل من كلية لأخرى، وأضاف الدكتور السلمان قائلا: بعد تطبيق المنظومة الأكاديمية لن يحتاج الطالب أو الطالبة إلى الحضور إلى الكلية للتسجيل لأن ذلك يتم عن طريق الإنترنت، وأيضاً ستحل المنظومة مشكلات أقسام الطالبات التابعة للجامعة وكذلك فروع الجامعة في المناطق، لأنها ستربط بمنظومة متكاملة مع إدارة الجامعة لتوفير بيئة عمل متقدمة لصانعي القرار على مختلف المستويات، وهذا سيتيح تقديم التقارير والمعلومات بسرعة وكفاءة ويوفر الجهد والوقت.
جاء ذلك في حوار (الجزيرة) مع الدكتور عبدالله بن سلمان السلمان عميد القبول والتسجيل بجامعة الملك سعود بالرياض وفيما يلي نصه:
* انتهت كلية المجتمع التابعة لجامعة الملك سعود من تفعيل المنظومة الأكاديمية e.Register لإدارة المعلومات الأكاديمية كيف كانت بداية التجربة؟ وما هو الهدف منها؟
- إن كلية المجتمع هي أحد الفروع المهمة لدى جامعة الملك سعود وقد اخترناها لتكون أول موقع يطبق فيه المنظومة الأكاديمية نظراً لتنوع التخصصات والبرامج فيها وعدم ارتباط خططها الدراسية وجداولها المباشر بكليات أخرى، إضافة إلى كونها خارج المدينة الجامعية مما يجعلها نموذجاً مثالياً لتطبيق تجربة المنظومة لفروع الجامعة الأخرى، وقد بدأ تطبيق دورة الحركات الأكاديمية من جداول ونتائج وتسجيل وغيرها من نهاية هذا الفصل الأول 28-1429ه، ومن بداية الفصل الثاني لهذا العام سيتمكن الطلاب في كلية المجتمع من استخدام النظام للتسجيل والحذف والإضافة مباشرة عن طريق الإنترنت. وقد كانت تجربة تفعيل المنظومة الأكاديمية بها مليئة بالفوائد والخبرات لنا وستساعدنا بإذن الله في تطبيق المنظومة في الجامعة وباقي الفروع بشكل أكثر فاعلية وكفاءة. وبهذه المناسبة نقدم الشكر لسعادة عميد كلية المجتمع ووكلائه ومنسوبي الكلية على تعاونهم مع عمادة القبول والتسجيل لإنجاح هذه التجربة.
* تهدف المؤسسات والمنشآت الأكاديمية من تبني الحلول الإلكترونية الأفضل للطلاب والأساتذة, فما هي الخدمات التي توفرها المنظومة الجديدة في العملية التعليمية؟
- إن الخدمات التي تقدمها المنظومة الجديدة هي أحدث ما توصل إليه العالم من التقنيات الحديثة لإدارة أنظمة ومعلومات الطلبة بشكل فعال وسريع ومتكامل، إضافة إلى ذلك فهي تقدم مجموعة كبيرة من الخدمات الإضافية للطلاب الذين هم المحور الرئيس في فلسفة النظام ومنها إمكانية التسجيل والحذف والإضافة للمقررات من خلال الإنترنت وطباعة الجداول بشكل مميز والاستعلام عن الدرجات والسجلات الأكاديمية آنياً عن طريق الإنترنت، كما تقدم المنظومة للأساتذة مجموعة من الخدمات التي تساعدهم على تفعيل الإرشاد الأكاديمي للطلاب ومتابعتهم في الشعب الدراسية من بداية التسجيل في المقررات وحتى انتهاء رصد الدرجات في بيئة إلكترونية كاملة، حيث يستخدم عضو هيئة التدريس النظام لإدخال درجات الطلاب وبالتالي تظهر للطالب بشكل أسرع دون المرور بالمرحلة الورقية ورصد الدرجات الذي قد يؤخر صدور درجات الطالب. كما ستساهم المنظومة بإذن الله في تيسير وتسهيل إجراءات حذف الفصل الدراسي وإخلاء الطرف من الجامعة وغيره من الحركات الأكاديمية.
* لماذا تم اختيار منظومة e.Register دون غيرها؟
- لقد جاء قرار اختيارنا منظومة e.Register من الشركة الفنية لتوطين التقنية بعد دراسة متأنية من عدة لجان فنية متخصصة في الجامعة قامت بفحص وتدقيق حلول الأنظمة الأكاديمية الجامعية المتاحة من شركات مختلفة، وقد تم التوصل إلى أن منظومة e.Register تقدم الأدوات التي تناسب الجامعة في بيئة آمنة وسهلة وذات موثوقية عالية وقابلة للتطوير والتأقلم مع النظم الأخرى وفق احتياجات الجامعة، بالإضافة إلى مواءمتها للوائح وسياسات التعليم العالي في المملكة ودعمها اللغة العربية والتاريخ الهجري بشكل أساسي ضمن بنية النظام، وفوق هذا كله اختيار الشركة الفنية لتوطين التقنية يدعم التوجه نحو توطين التقنية ودعم السواعد الوطنية المؤهلة والسعي نحو الشراكة بين الجامعة والمجتمع للاستمرار في تطوير معايير الجودة وتسهيل الإجراءات في الجامعة. بالإضافة إلى خبرتهم السابقة في تطبيق أنظمة الجامعات منذ فترة طويلة في العديد من الجامعات السعودية الكبيرة الحكومية والأهلية ومنها جامعات نشأت من جامعة الملك سعود مثل (جامعة الملك خالد وجامعة القصيم وجامعة الجوف) إضافة إلى أكثر من 50 جامعة خارج المملكة.
* توطين التقنية في الجامعات السعودية خطوة مهمة نحو الحكومة الإلكترونية ما هو دور تطبيق المنظومة الأكاديمية كخطوة في هذا المجال؟ وما هي الصعوبات التي تواجه عملية توطين التقنية؟
- إن تطبيق المنظومة الأكاديمية الحديثة هو أول الخطوات للتماشي مع مفهوم الحكومة الإلكترونية، حيث يتم توفير جميع البيانات والمعلومات والمعاملات بشكل إلكتروني كامل مما يرتقي بالدولة لعصر جديد وسريع وعملي وأقل بيروقراطية وأكثر استغلالاً للوقت وتوفيراً للموارد, أما عن أهم الصعوبات التي تواجه عملية توطين التقنية هو عدم وجود شركات وطنية بالعدد والمستوى المطلوب وندرة العقول وصعوبة الحصول عليها بسبب زيادة الطلب العالمي والتحديث المستمر في عالم الحاسب والبرمجيات والمنافسة القوية.
* هل يعني اختيار الجامعة لشركة سعودية لتوطين التقنية أن الحلول التي تقدمها شركات التقنية الوطنية تناسب متطلبات البيئة السعودية أفضل من تلك التي تقدمها الشركات الأجنبية؟
- مما لا شك فيه أن اختيارنا لشركة سعودية هو الأفضل إذا كانت شركة رائدة وذات خبرة طويلة في مجالها، وقد أثبتت بعض التجارب أن الشركات الوطنية هي خير من يعرف البيئة واللغة وغيرها من الخصوصيات لمملكتنا الغالية ومزجها بآخر التقنيات والمواصفات العالمية مع تقديم الصيانة والدعم للتطوير بشكل مستمر وفق متطلبات الجامعة.
* تم تنظيم دورات تدريبية لمسئولي القبول والتسجيل بالجامعة على المنظومة الأكاديمية الجديدة واستعمالها ما هو تقييمكم لاستيعاب المستخدمين لبرنامج التدريب وما هي الصعوبات التي واجهتكم في ذلك؟
- مما لا شك فيه أن التدريب على النظام الجديد هو أمر ضروري للاستفادة من المنظومة بشكل كامل، وحيث إن النظام يخدم الجانب الأكاديمي كاملاً في الجامعة فسوف تكون عمادة القبول والتسجيل هي الجهة التي تنقل ثقافة المنظومة الجديدة لغيرها من الكليات والإدارات والطلاب بهدف تقديم أفضل الخدمات لجميع منسوبي الجامعة وتسهيل التواصل مع الجميع، أما عن الصعوبات فيوجد مدربون ومستخدمون ذوو خبرة عالية لتسهيل جميع العقبات، ولا شك في وجود بعض العقبات التي تقابل كل جهة تحاول تطبيق نظام جديد منها نقل البيانات المتراكمة على مدى سنين طويلة بدقة والتدريب على بيئة حاسوبية جديدة.
* يتوقع أن توفر المنظومة الجديدة مزية مهمة وهي ربط الجامعة بالكليات والفروع المختلفة وهو الأمر الذي ييسر العملية التعليمية ويحد من الروتين والبيروقراطية, فهل فعلا ستحقق ذلك؟
- مما لاشك فيه أن ربط الفروع بالمركز الرئيس سيوفر جميع المعلومات في نفس اللحظة والحدث حال وصوله وسيسهل نقل الطلاب من فرع إلى آخر وسيوفر جميع معلومات الطلاب وتاريخهم الدراسي من أي مكان كان وفي أي وقت ويخدم كافة المستويات من طلاب وأعضاء هيئة تدريس ومتخذي القرار.
* هل تتم عمليات تسجيل الطلاب وتعديل الرغبات وإعلان النتائج عن طريق الإنترنت, وهل تتوقعون أن يقضي ذلك على المشكلات التي يواجهها الطلاب من ازدحام وغيره في أوقات التسجيل والنتائج؟
- إن ميزة إجراء المعاملات الأكاديمية عبر الإنترنت، التي ستكون متاحة في المنظومة الجديدة للجامعة كما ذكرنا، أصبحت ضرورة في جميع الجامعات العالمية وهي توفر من وقت الطلاب وأعضاء هيئة التدريس آلاف الساعات في السنة الدراسية الواحدة وتسهل على الطلاب والطالبات عناء مشقة الذهاب والازدحام في صفوف التسجيل الطويلة في بداية كل فصل دراسي وما يترتب على ذلك من فقدان يوم أو اثنين للتسجيل أو تعديل التسجيل على حساب الدراسة الفعلية، حيث يتيح النظام للطالب - الطالبة اختيار المقررات التي يرغب إضافتها أو حذفها وفق ضوابط الخطة الدراسية وينفذها بنفسه عبر الإنترنت، أيضاً سيمكّن النظام الطلبة من الحصول على جداولهم ونتائجهم وسجلاتهم الأكاديمية بشكل آني حال تحديثه، كما سيساهم النظام في التواصل التفاعلي بين الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والتكامل مع بيئات التعليم الإلكتروني الذي تتبناه الجامعة حالياً.