شاركت عمادة القبول والتسجيل بجامعة الملك خالد، في الاجتماع ال15 لعمداء القبول والتسجيل بجامعات دول مجلس التعاون الخليجي, الذي عقد في العاصمة العمانية مسقط الأسبوع الماضي. وقدّم عميد القبول والتسجيل بالجامعة الدكتور سلطان آل فارح، خلال الاجتماع ورقة علمية تحدثت عن التوجهات الإلكترونية الحديثة التي قدمتها العمادة خلال الفترة الماضية، والخدمات الأخرى التي تستعد لتقديمها، وأكد من خلالها أن جامعة الملك خالد يدرس بها أكثر من 60 ألف طالب وطالبة، وأكثر من 40 كلية، ويتطلب كثيرا من الجهد والعمل، والخروج من طبيعة العمل التقليدي إلى بيئة العمل بذكاء، ليكون بالإمكان تلبية متطلبات العملية الأكاديمية بسرعة عالية ودقة متناهية لا تقبل الجدل، ومن هنا رأت العمادة الاعتماد على التقنية الحديثة للرفع من مستوى العمل في العمادة لمواكبة تطورات العصر. وأوضح أن النظام الأكاديمي في العمادة يقوم على معايير عالمية، ويتم على هذا النظام الكثير من العمليات يومياً، وينقسم العمل فيه إلى قسمين رئيسين، هما النظام الأكاديمي في العمادة، وبوابات أعضاء هيئة التدريس والطلاب, حيث كشف أن إحصاءات العمليات الفصلية على النظام الأكاديمي بلغت 131415 عملية، وعمليات الحذف والإضافة التي تمت على النظام الأكاديمي بلغت 1688953 عملية، كما أن مرات الدخول على النظام والبوابة لأعضاء هيئة التدريس بلغت 9641232 عملية، والدخول على النظام والبوابة للطلاب بلغ 13828 طلباً مدخلاً من قبل الطلاب، في حين بلغت طلبات تغيير التخصص 11176 طلباً. وأكد أن جميع عمليات القبول إلكترونية تتم دون الحاجة إلى إرسال أي وثائق، وأن العمادة تحصل على البيانات بدقة، حيث أنه تم الربط مع الجهات المعنية في الحصول على بيانات المتقدمين، إضافة إلى أن الربط بين الجامعات يتم عن طريق خدمة مقبول، لاستبعاد الطلاب الذين لديهم قبول في أكثر من جامعة ونظام ترشيح آلي للمتقدمين يراعي النسبة والرغبة، وتفعيل شرائح القبول وفق النسب، وفتح فتره محددة لاستقبال طلبات التغيير على النظام. كما تناول الدكتور آل فارح في ورقته شرحاً لأهم ما يحتويه نظام الإرشاد الآلي للطلاب والطالبات من عرض للوحة بيانات (داش بورد) للطالب تبين وضعه الأكاديمي بالألوان، والتحديث اليومي لبيانات الداش بورد، وإمكانية العرض للوحة البيانات بشكل آلي عند دخول الطالب على موقعه، ومقارنة وضع الطالب على جميع الفصول السابقة والفصل الحالي، ومقارنة وضع الطالب بطلاب الكلية والقسم والتخصص، وإعطاء نصائح للطالب أو الطالبة بناء على وضعه، كما أن نظام الداش بورد الخاص بالطالب مبني على نظام ذكاء الأعمال. وقدّم شرحاً لنظام دعم اتخاذ القرار وما يحتويه من مميزات مثل الربط الآلي مع النظام الأكاديمي، وإنشاء مكعب البيانات، ودقة في التقارير، وسرعة في توفير المعلومة، وجداول ورسوم بيانات ذات دلالة علمية، وإمكانية وضع معايير لكل المتغيرات، وسهولة بناء التقارير، وسهولة مشاركة التقارير والبيانات عن طريق النظام، وتحديد مستوى كل كلية وقسم ومقارنتها ببقية الكليات والتخصصات في الجامعة، بالإضافة إلى شرح لنظام البطاقة الإلكترونية للطلاب والمستفيدين من الخدمة، والخدمات التي يقدمها نظام عمليات الحذف والإضافة عن طريق نظام التواصل.
