وأوضح المشرف على إدارة الدارسين على حسابهم الخاص بوزارة التعليم العالي الدكتور هذال العتيبي أن حضور لقاءات الدارسين على حسابهم الخاص إلزامي ومتطلب من متطلبات الإلحاق بالبعثة قبل السفر إلى مقر الدراسة. وأهاب خلال لقاء الدارسين على حسابهم الخاص وملتقى المبتعثين الذي يعقد في جدة ويختتم فعالياته غداً بالطلاب الذين سيتقدمون لأخذ الموافقة للدراسة على حسابهم الخاص، بحضور اللقاءات المخصصة لهم والتي سيعلن عنها في المستقبل على موقع الوزارة، وعدم اللجوء إلى المكاتب التجارية للحصول على قبولات دراسية، داعياً الطلبة إلى تقديم الطلبات وإتمام إجراءات فتح ملفاتهم بأنفسهم، وضرورة التواصل مع الملحقيات الثقافية عبر البريد الإلكتروني، كونه وثيقة تحفظ حق الطالب، وعدم اللجوء للتواصل الشفهي. وأشار إلى أن الوزارة عقدت ملتقيين خلال العام المنصرم، فيما سيعقد أكثر من ملتقى خلال هذا العام بناءاً على أعداد الطلبة الحاصلين على موافقة بالدراسة على حسابهم الخاص بالخارج. من جهته عدّ المستشار بوكالة وزارة التعليم العالي لشؤون البعثات الدكتور عبد الرحمن الداغري الملتقى أحد إجراءات الابتعاث، وشرط من شروط إصدار قرار الابتعاث، حيث تعد إفادة حضور الملتقى إحدى المستندات المطلوبة لإجراء الطلب، موضحاً أن اللقاء بالطلبة المرشحين للابتعاث، والدارسين على حسابهم الخاص، يتناول الشؤون الأكاديمية والإجرائية، وكذا المسائل القانونية والشخصية. وأكّد أن التقارير المرسلة من قبل الملحقيات الثقافية والمشرفين الدراسيين أثبتت أن الطلاب الذين حضروا الملتقيات السابقة تجنبوا كثيراً من المشكلات التي تعرض لها من لم يحضروها , مشيراً إلى أن إجراءات الإبتعاث تشمل إصدار الضمان المالي، يليها الحصول على القبول الدراسي، ويتبعها الحصول على تأشيرة السفر، واستكمال بقية المتطلبات، ويأتي بعد ذلك إصدار قرار الابتعاث عبر القنوات الإلكترونية، ليحصل بعد ذلك الطالب لتذاكر السفر. وتناول مدير الإدارة العامة لشؤون البعثات بوزارة التعليم العالي الدكتور فوزي بخاري الأنظمة الأكاديمية والإدارية والمالية من السفر وحتى التخرج، مؤكداً ضرورة استمرار الطالب في التخصص الذي ابتعث عليه، وإنهاء إجراءات السفر خلال فترة لاتتجاوز 3 أشهر، لافتاً إلى أن آخر مهلة لإتمام الإجراءات هي قبل بدء المرحلة العاشرة من برنامج خادم الحرمين الشريفين.
