خَصَّصت وزارةُ الحج، وللمرة الأولى في تاريخ مجالس إدارات المؤسسات الأهلية لأرباب الطوائف؛ سبعَ لجان تتولى مهام الإشراف على انتخابات مجالس هذه الإدارات، ومنها: لجنة قيد الناخبين، ولجنة فحص المرشحين، ولجنة مراقبي البرامج الانتخابية والتنسيق والسيطرة على مقار الاقتراع، ولجنة الاقتراع، ولجنة التجهيزات والتعاقدات، وأخيراً لجنة الفصل في التظلمات الانتخابية، وسكرتارية الأمانة العامة. جاء ذلك خلال عقد اللجنة العليا لانتخابات مجالس إدارات المؤسسات الأهلية لأرباب الطوائف، اجتماعَها الأول بمكة المكرمة، برئاسة وكيل وزارة الحج الدكتور حسين بن ناصر الشريف، وأعضاء اللجنة العليا؛ وذلك لمناقشة ترتيبات الانتخابات المقبلة وفق الاختصاصات المحددة باللائحة.
وأوضح الدكتور الشريف أن اللجنة العليا أوصت باعتماد أسماء هذه اللجان، والرفع بها للوزير لاعتمادها وإصدار القرارات الإدارية اللازمة، وناقَشَت النماذج اللازمة والمعدة من قبل الأمانة العامة للجنة العليا للانتخابات، والمتعلقة بالأمور التشغيلية والتنفيذية للمرحلة الانتخابية؛ ومنها: نموذج متابعة البرامج الانتخابية، ونموذج قرارات الفصل، ولجنة الفصل في التظلمات الانتخابية، ونموذج فحص المرشحين المتقدمين للترشح، ونموذج فتح صندوق الاقتراع، وإغلاقه قبل بدء عملية الاقتراع، كذلك نموذج فتح صندوق الاقتراع بعد الانتهاء من الاقتراع، ونموذج توكيل وإقرارات المرشحين، ونماذج التعاقدات اللازمة، كما أقرت اللجنة نموذج البرنامج الانتخابي للمرشح.
وبيَّن أن اللجنة ناقشت الجداول الزمنية المتعلقة بالعملية الانتخابية، سواء فترة قيد الناخبين، أو فترة فحص طلبات الترشح، وفترة إعلان نتائج المرشحين، وفترة البدء بالبرنامج الانتخابي، وفترات الاقتراع لكل مؤسسة من المؤسسات الأهلية لأرباب الطوائف بالدورة الرابعة لعام 1426ه، وآخر فترة لاستقبال التظلمات والطعون، فيما سيتم الإعلان عن هذه الفترات بعد اعتماد وزير الحج.
ولفت وكيل وزارة الحج إلى أنه تم اعتماد الأختام الخاصة بالانتخابات ومطبوعاتها والزي الموحد للعاملين الميدانيين من الوزارة في الفترة الانتخابية، ومناقشة موضوع اللجان النسائية المختصة بقيد الناخبات، ولجان الاقتراع في الأقسام النسائية.
وأوصت اللجنة بالتواصل مع إدارات التربية والتعليم بالعاصمة المقدسة، وجدة، والمدينة المنورة؛ لمشاركة المشرفات التربويات للقيام بأعمال هذه اللجان.
وكانت اللجنة العليا لانتخابات مجالس إدارات المؤسسات الأهلية لأرباب الطوائف، قد اعتمدت البرامج التوعوية الموجهة للناخبين والناخبات، والمشتملة على اللقاءات المباشرة والرسائل النصية، ووسائل التواصل الاجتماعي، والوسائل الإعلامية؛ من الصحافة، والإذاعة، والتلفاز، ومجلة الحج والعمرة التي تصدرها الوزارة، وأيضاً المجلات والنشرات التي تصدر من مؤسسات أرباب الطوائف، مع تشكيل لجنة التنسيق الإعلامي لتولي تنفيذ ما تقره اللجنة العليا بهذا الخصوص.
