اعتمد مستشار خادم الحرمين الشريفين أمير منطقة مكةالمكرمة صاحب السمو الملكي الأمير خالد الفيصل الدليل التنظيمي لسوق عكاظ في دورته التاسعة ويهدف لتحقيق أعلى درجات التنظيم في العمل وجعله مؤسسيا لبلوغ النتائج المرجوة. وحدد الدليل مهام 12 لجنة، هي اللجنة الإشرافية ويرأسها الأمير خالد الفيصل وتضم في عضويتها وزراء التعليم، الثقافة والإعلام، مستشار أمير منطقة مكةالمكرمة، أمين سوق عكاظ ومن 3-5 أشخاص من ذوي الخبرة والعلاقة بأعمال السوق، ومن مهام اللجنة الإشرافية الإشراف على فعاليات السوق وبرامجه، اعتماد الأنظمة واللوائح الخاصة بالسوق، إقرار جوائز سوق عكاظ وشروطها ونتائج التحكيم، مراجعة نتائج تقارير السوق الدورية. ويرأس اللجنة التنفيذية محافظ الطائف، وعضوية الجهات ذات العلاقة بالعمل الميداني المتعلق بالسوق، وتتولى مهام التنسيق مع الجهات الخدمية بهدف توفير الخدمات التي يحتاجها السوق ومرتادوه، إضافة لتحقيق التكامل بين القطاعات كافة، وتوفير البيئة الجاذبة لرواد السوق، كما تتولى تحديد احتياجات السوق على كافة الأصعدة. وتختص اللجنة الثقافية بالإشراف على جوائز سوق عكاظ وإعداد البرنامج الثقافي المصاحب للسوق، وتتولى وضع معايير وشروط مسابقات سوق عكاظ بأفرعها الثمانية، ومتابعة أعمال المحكمين والإشراف على أعمال لجان تحكيم المسابقات. أما لجنة التقييم فتختص بتقييم الخطط التشغيلية للفعاليات والبرامج في بداية كل دورة، ومتابعة تنفيذ الخطط التشغيلية، وإعداد تقرير في نهاية كل دورة يتضمن السلبيات والإيجابيات والآراء والمقترحات. وتعنى لجنة الموقع بتحديد احتياجات موقع سوق عكاظ، وتعمل على مراقبة تنفيذ المشاريع وصيانتها في محيط السوق، والعمل مع كافة الشركاء كمنظومة واحدة من أجل توفير بيئة عمل مميزة. وتهتم لجنة المعارض بالتواصل مع الجهات الراغبة في تخصيص مواقع لها داخل خيمة المعارض، والإشراف على التنظيم والترتيب. أما أعمال اللجنة الإعلامية فتتمثل في نقل التظاهرة الثقافية عبر وسائل الإعلام المختلفة، وإبراز كافة الأنشطة بمختلف أنواعها للمجتمع، وإصدار نشرات وبث رسائل يومية عبر الإعلام المرئي والمسموع. وتهتم لجنة العلاقات العامة بالتواصل مع المثقفين والمفكرين، وأطياف المجتمع المختلفة لإيجاد علاقة فاعلة بين النشاط الذي يقدمه السوق والملتقى، ومتابعة الفائزين والتواصل معهم وإشعارهم بفوزهم وتسهيل جميع إجراءاتهم. وتتولى لجنة الإسكان استقبال الضيوف والفائزين وتأمين السكن المريح لهم طيلة فترة إقامتهم. وتختص لجنة الفلكلور الشعبي بالتواصل مع الفرق الشعبية في محافظات المنطقة، وتحكيم المشاركات والإشراف على برامج الفلكلور المصاحب لفترة السوق. وتشرف الهيئة العامة للسياحة والآثار على برامج وفعاليات لجنة جادة سوق عكاظ، ويتم تشكيل لجان العمل لجادة عكاظ تحت إشراف الهيئة، ويوجد تنسيق مستمر بين لجان السوق الأخرى وبين اللجان المشرفة على برامج وفعاليات الجادة. وتختص اللجنة المالية بالشؤون المالية وميزانية العمل طيلة أيام السوق. من جهة أخرى، لا تزال اللجان المتخصصة تستقبل مشاركات الراغبين في التنافس على جوائز سوق عكاظ في الأفرع كافة، فيما جددت أمانة السوق الدعوة للراغبين في المشاركة من داخل المملكة وخارجها، في فرع الجائزة الرئيسي (شاعر عكاظ)، وفروع شاعر شباب عكاظ، والتصوير الفوتوغرافي، والخط العربي، وفروع الجائزة الأخرى، كما طلبت الأمانة من وزراء الثقافة العرب والملحقيات الثقافية والجامعات السعودية والأندية الأدبية وجمعيات الثقافة والفنون، دعوة الشعراء والمبدعين من داخل المملكة وخارجها للتنافس والمشاركة في جوائز عكاظ، التي أصبحت محط أنظار العالم بعد تنقلها خلال الدورات المقبلة بين عدة عواصم عربية.
