تراقب وزارة التربية والتعليم، مشاركة منسوباتها ومنسوبيها في المؤتمرات، الندوات وورش العمل التي تعقد خارج المملكة، بآلية وإجراءات تنظم مشاركتهم لتعكس الصورة المثلى لثقافة المجتمع السعودي وثوابته في المجتمع الخارجي، ومعرفة مدى قدرة المشارك على نقل الأثر النوعي في مشاركته بما يتناسب مع السياسات التعليمية والتربوية في المملكة. ومن الضوابط التي وضعتها الأمانة العامة للجنة المشاركات الخارجية في عملية التنظيم، أن يقدم المشارك تقريراً مفصلا عن المشاركة في المؤتمر أو الندوة التي شرع في حضورها، مع ضرورة إيراد ما انتهى إليه المؤتمر من توصيات، تزويد اللجنة بنسخة من أوراق العمل والبحوث المطروحة في المؤتمر أو الندوة أو الملتقى، تفعيل الخبرات المكتسبة من المشاركة عن طريق إطلاق حلقة نقاش داخل القطاع الذي يعمل فيه المشارك والقطاعات ذات العلاقة، لمناقشة نتائج المؤتمر أو الندوة لزملائه في القطاع أو في خارجه، وتزويد اللجنة بما تحقق من جهود في ذلك. وعلمت «عكاظ» أن هناك آلية لهذه الضوابط أنهتها وزارة التربية والتعليم، وفي طريقها للتعميم على إدارات التعليم، وتركز على التقيد بالأطر والمحددات المرجعية المنظمة لهذا الأمر والأوامر السامية والقرارات والتوصيات، مع ضرورة الالتزام بالتنظيمات الصادرة من الجهات المنظمة للمشاركة في المؤتمرات والندوات والملتقيات وما في حكمها، أن تتوفر في المشارك الصفات الشخصية والمهنية والعلمية التي تؤهله للمشاركة في تمثيل المملكة بصفة عامة والوزارة بصفة خاصة، وألا يقل مؤهل المشارك أو المرشح عن درجة البكالوريوس، وألا تقل المرتبة الوظيفية عن العاشرة أو ما يعادلها في المستويات، مع استثناء أصحاب المراتب من السابعة حتى الثامنة أو ما يعادلها من المستويات، وذلك في حال تقديم المشارك ورقة عمل بعد إجازتها من الجهة المنظمة ولجنة المشاركات، وألا يكون قد شارك في ندوات ومؤتمرات وملتقيات خارجية خلال العامين الماضيين من تاريخ آخر مشاركة، مع استثناء مديري العموم أو من في حكمهم، ومن الضوابط أيضا إجادة اللغة المستخدمة في المشاركة، لاسيما اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة، وأن تكون أهداف وموضوعات ومحاور المشاركة ذات علاقة باهتمامات الوزارة وأولوياتها، وأن تكون المحاور مركزة بشكل مباشر وذات علاقة بطبيعة العمل. يذكر أن هذه اللجنة كان الغرض منها دراسة مشاركة منسوبات ومنسوبي الوزارة في المؤتمرات، الندوات، الملتقيات وورش العمل ذات العلاقة بأهداف ومهام الوزارة والتي تعقد خارج المملكة، حيث تتولى اللجنة بناء الآليات المهنية لتحديد الضوابط والشروط للمشاركات الخارجية، من حيث آلية اختيار المرشح، بناء النماذج المعيارية والوصفية لذلك، وضع الضوابط النظامية والإجراءات الميسرة للمشاركات، العمل على وضع آلية لنقل الخبرة من المشارك إلى قطاعات الوزارة المختلفة، دراسة جميع طلبات منسوبي الوزارة من المرتبة الثالثة عشرة فأقل في المؤتمرات من حيث تحقيقها لمصالح المملكة على الساحة الإقليمية والدولية بغية التأثير وخدمة مصالحها على المستوى الإقليمي، العربي، الإسلامي والدولي، وتوافقها مع ضوابط وشروط المشاركات الخارجية مع رفع المرئيات والترشيحات لكل من النائب لتعليم البنين والبنات لاعتمادها.
