شرح المدرب عبدالعزيز العتيبي كيفية التحضير لإقامة المؤتمرات من خلال الإعداد الجيد للجان التحضيرية واعتماد شبكات التواصل بين الأعضاء واستقطاب الممولين وتحديد المكان والموعد والمدة والميزانية، كاشفا أهم نقاط مراسم الزيارات حسب مكانة الضيوف وظروف الاستقبال. وعرف العتيبي في الورشة التدريبية المختصة في المراسم والبروتوكول في العلاقات العامة والتي أقيمت بنادي الأحساء الأدبي وحضرها 200 طالب وطالبة من جامعة الملك فيصل، بأهم البروتوكولات وكيفية مخاطبة الأشخاص بألقابهم الصحيحة، ثم انتقل إلى أهم القواعد التي يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل، وكيفية التنسيق للزيارات الرسمية وجلوس الأفراد في أماكنهم في المجالس الرسمية، وتناول أشهر المسميات الدارجة مثل «الإكسبو» و«الإيفنت» و«المهرجان» و«المعرض» و«البازار» و«المؤتمر» و«الحفل». ثم وضح الفرق بين العلاقات العامة والبروتوكول الذي يتناول الإتيكيت الخاص بقواعد الدبلوماسية وشؤون الدولة، مؤكدا أن هناك اختلافا في البروتوكولات بين الدول ويعتمد ذلك على التعامل بالمثل وتقديم العلماء في المملكة، والترتيب في إلقاء الكلمات والمصافحة والتعامل مع النساء في الوفود ومراسم الجلوس حسب شكل الطاولة في الوفود الأجنبية، ثم تحدث عن كيفية توقيع الاتفاقيات وجلوس الجهة المستضيفة وتمرير الوثائق وراعي الشرف في التوقيع.
