تؤثر طرق التخزين والمناولة بشكل مباشر على العمر الإنتاجي لمجموعات الكتب والمجلدات وإمكانية الوصول إلى المعلومات. ويمكن تجنب تلفها عن طريق منع ظروف التخزين المزدحمة، والإهمال، والعشوائية. ويمكن إطالة عمرها من خلال تطبيق بعض من المبادئ التوجيهية وفقا لموقع nedcc.org. كبر الحجم المجلدات الورقية هي الأكثر قوة بين المجموعات الورقية، بسبب أغطيتها الصلبة وبنيتها المعقدة، ولمنع تلفها أثناء بقائها على الرف وأثناء استخدامها، يجب القيام بتدوير الهواء الكافي في مناطق التخزين، لمنع الرطوبة (التي يمكن أن تؤدي إلى نمو العفن). وتخزين المجلدات على بعد ثلاث بوصات على الأقل من الجدران الخارجية، وفتح الخزانات المغلقة بشكل دوري، خاصة تلك التي تقع على الجدران الخارجية أو تلك المقاومة للحريق. نوعية الرفوف الرفوف الضحلة وغير القوية تسمح للكتب بالامتداد إلى ما وراء حواف الرف، مما يعرضها للتلف، ويمكن أن تنحني الرفوف وتصبح الوحدة بأكملها غير مستقرة. كما تكون بعض وحدات الرفوف تكون ذات أسطح خشنة يمكن أن تكون كاشطة تساهم في تدهور المجلدات والكتب. حاويات مخصصة توفر العبوات الواقية المخصصة للكتب دعمًا هيكليًا وحماية من الغبار والضوء والأضرار الميكانيكية، ويجب إنشاء العبوات من مواد دائمة ومخصصة لتناسب أبعاد الكتاب، وتأتي العبوات في العديد من الأصناف هي: صناديق العمود الفقري، والصناديق المرحلية، والأغلفة، وأكياس الأغلفة، وأحذية الكتب، وسترات الغبار، والمجلدات. وضع العلامات عند وضع علامة على المجموعات الخاصة، يجب وضع العلامات الداخلية بقلم الرصاص فقط. لأنه يمكن أن يؤدي الحبر أو إرفاق ملصقات بشريط حساس للضغط إلى تشويه أو تلف بشكل دائم. وإذا تم استخدام لوحات الكتب، فيجب أن تكون مصنوعة من ورق مخفف خالٍ من الأحماض وخال من اللجنين ومُلصق بمادة لاصقة مستقرة وقابلة للعكس، مثل معجون النشا أو ميليلوز السليلوز. الكتيبات عبارة عن نصوص صغيرة غير مربوطة بأغلفة صلبة، ولكن غالبًا ما يتم تخزينها بنصوص ثابتة. وبسبب هذا، تتعرض الكتيبات لأضرار كبيرة ما لم يتم تخزينها في حاوية واقية. أحد أكثر العبوات شيوعًا هو غلاف الكتيب. فعند استخدامك لها قم بتحديد تلك التي لا تتطلب لصق الكتيب في الداخل، واختر تلك التي تحتوي على جيوب أو حاويات ذات أربع رفرف مدمجة. ويمكن وضعها في مجلدات مخزنة خالية من الأحماض وخالية من اللجنين. القصاصات تتضمن العديد من المجموعات التاريخية سجلات القصاصات التي تطرح مشاكل حفظ صعبة لأنها غالبًا ما تحتوي على مجموعة متنوعة من المكونات والوسائط. لذا لا يجب تخزين دفاتر القصاصات على الرفوف مع مواد أخرى لأن التلف قد ينتج عن الأحجام والأشكال والأوزان والظروف المختلفة. وثائق غير منظمة تتعرض المخطوطات والوثائق الأخرى غير المقيدة للتلف الناتج عن ممارسات التخزين والمناولة غير الملائمة بسبب الطبيعة الهشة للورق، ولحمايتها، هناك بعض الممارسات الأساسية التي يجب اتباعها، بما في ذلك: الحفظ بمواد مستقرة كيميائيًا، وإزالة الأجزاء المتآكلة، وتخزين المواد حسب الحجم والنوع. سحب الكتب عند الرغبة في أخذ كتاب من الرف بين مجموعة كبيرة يجب عدم سحب غطاء رأس الكتاب عند إزالته من الرف. وبدلا من ذلك يوجد لدينا خياران: الأول، هو وضع إصبع على الصفحات (بدلاً من غطاء الرأس) وإمالة الكتاب برفق. والآخر هو دفع الكتب على جانبي الكتاب المطلوب، ثم سحب الكتاب المطلوب عن طريق الإمساك به بلطف على كلا الجانبين بالإبهام والأصابع. استخدام القفازات في العديد من مكتبات البحث، يُطلب من المستخدمين ارتداء قفازات قطنية بيضاء عند التعامل مع مواد الأرشيف والمكتبات في مجموعات خاصة. لأن القفازات البيضاء توفر حماية محدودة للمجموعات وتقلل من حساسية اللمس، كما أن القطن يلتقط الأوساخ والغبار والمواد الأخرى التي يمكن بعد ذلك نقلها إلى العنصر الذي يتم التعامل معه. ولكن بدلاً من ارتداء القفازات، يوصى بأن يُطلب من المستخدمين غسل أيديهم وتجفيفها بعناية. 1- اختيار الأسطح الملساء والحواف العريضة، لتمنع تآكل الغلاف وتمزق الأوراق أو تجعدها. 2- تخزين الكتب في وضع مستقيم ودعمها بحيث تكون الأرفف ممتلئة، مما يمنع الكتب من الانحناء. 3- توفير مساحة كافية لتوسيع المجموعة. 4- لا يجب وضع الكتب في أرفف محكمة بحيث لا تتلف عند إخراجها من الرف. 5- قم بتخزين الكتب حسب حجمها نظرًا لأن الكميات الصغيرة لا يمكن أن تدعم الكميات الأكبر حجمًا بشكل كافٍ. 6- يجب أن تكون الرفوف واسعة بما يكفي لدعم الكتب كبيرة الحجم حتى لا تبرز في الممرات. 7- يجب أن تكون الصناديق الخاصة محزومة لمنع التآكل في المجلدات عند تخزينها بشكل مسطح. 8- احرص على أن تكون علامات رقم الاتصال أو العناوين مرئية بحيث يمكن التعرف على الكتب على الرف. 9- عند استبدال الكتاب، يجب فك غلاف الكتاب، وتحريك الكتب على الرف لتوفير مساحة 10-الكتيبات والمستندات العريقة، يجب حفظها بشكل فردي. 11- تخزين المواد الحساسة للقلوية، مثل المخطوطات، في مجلدات متداخلة مع أنسجة غير مختلطة أو بأكمام بوليستر. 12- قطع جميع المجلدات لتناسب حجم الدرج أو الصندوق.
