وجّه صاحب السمو الملكي الأمير الدكتور منصور بن متعب بن عبدالعزيز مؤخراً باعتماد بعض الإجراءات لمزايدات تأجير العقارات البلدية حيث جرى تعميم الإجراءات على جميع أمانات وبلديات المملكة بمراعاة أن تكون كراسة المزايدة متكاملة الإعداد ومتضمنة لكافة الاشتراطات والمواصفات والضوابط والمتطلبات العامة أو الخاصة بالنشاط موضوع المزايدة وأن يحدد في كراسة المزايدة النشاط أو الأنشطة المتاح مزاولتها وعناصر المشروع ومكوناته ومواصفاته الفنية والإنشائية، وأن يكون النشاط المحدد في الإعلان مطابقاً لما هو محدد بكراسة المزايدة مع تضمين كراسة المزايدة مساحة الأرض المراد تأجيرها وموقعها وحدودها وأطوالها، وإن كان المراد تأجيره بناءً فبالإضافة إلى ما ذكر تحدد مواصفاته ومكوناته ومسطحات البناء والحالة الراهنة له والتعديلات أو الإضافات أو الترميمات اللازم إجراءها لهذا البناء وكذالك تم التوجيه بأن لا تتجاوز مدة الاستثمار (مدة التعاقد) عما هو محدد للنشاط المنصوص عليها بلائحة التصرف في العقارات البلدية، مع ملاحظة عدم الإشارة إلى تمديد أو تجديد العقد ضمن كراسة شروط ومواصفات المزايدة باعتبار أن أحكام اللائحة نظمت ذلك بالإضافة إلى تضمين كراسة المزايدة نصاً يؤكد على أن لائحة التصرف بالعقارات البلدية وما تضمنته من أحكام وتعليمات تُعد المرجع للطرفين في حال تضمن العقد أو الشروط والمواصفات ما يخالفها كما تم التوجيه بالحرص على متابعة نشر الإعلان عن المزايدة في الحد الأدنى من الصحف وفقاً لما نصت عليه لائحة التصرف بالعقارات البلدية مع مراعاة أن يكون الإعلان في جريدة أم القرى مكملاً للمدة النظامية؛ وكذلك مراعاة أن تكون المزايدات المعلن عنها في يوم واحد في حدود الممكن إنجازه بالمهنية اللازمة من لجنة فتح المظاريف وكذلك أن ينص في كراسة المزايدة على متطلبات التقديم ومرفقات العروض ومنها خطاب من المستثمر بالأجرة السنوية وأصل خطاب الضمان البنكي وكراسة الشروط والمنافسات مختومة وموقعا عليها من المستثمر ونسخ من الوثائق والمستندات المطلوب إرفاقها. تنظيم محضر بقفل تقديم العطاءات في الموعد المحدد بالإعلان، وأن تفتح المظاريف من لجنة فتح المظاريف في الموعد المحدد بالإعلان، وعلى اللجنة التقيد بالقواعد العامة لفتح المظاريف كالتحقق من سلامة المظاريف وترقيمها وحصرها واثبات محتوياتها وما اشتملت عليه العروض من تعديل أو تصحيح أو طمس والتوقيع على كل عرض، وأن تثبت في محضرها الصحف المعلن عنها وتاريخ الإعلان في كل صحيفة، وعدد العروض المقدمة، وعليها بعد تنظيم محضرها إحالته مع كافة مستندات المزايدة للجنة الاستثمار. مع التأكيد على لجنة الاستثمار بالانتهاء من تحليل العروض وتنظيم محضر بتوصيتها خلال مدة لا تتجاوز 30 يوماً من تاريخ ورود المستندات إليها وأن يتضمن محضرها أسماء الصحف وتاريخ النشر بها والضمانات وقيمة ورقم وتاريخ كل ضمان، وعليها عند التحليل مراعاة الأسباب الموجبة لعدم الترسية كأن يكون الإعلان في الصحيفة الرسمية غير مكمل للمدة النظامية للإعلان أو يكون الإعلان في أقل من ثلاث صحف. وفي الحالات التي تتطلب مفاوضة صاحب العطاء لرفع قيمة عرضه، على لجنة الاستثمار أن تُضمن نتيجة المفاوضة في محضرها مع إرفاق كافة مستندات المزايدة عند الرفع للوزارة للاعتماد مشفوعا بها الصحف المعلن فيها عن المزايدة وإذا لم تتوفر ترفق نسخ منها مصادق عليها من الجهة، ويوضح على كل نسخة رقم العدد وتاريخه. وأخيرا التقيد التام بالضمان البنكي وشروطه في المزايدات وعدم الاعتداد بالشيكات المصدقة أو غيرها من الضمانات واعتبار ذلك قاعدة عامة مستقاة من النظام يعمل بها في جميع المزايدات.
