تُمثل الاجتماعات في كثير من منظمات الأعمال المتيسرة والناجحة منهجاً ظاهراً وطريقاً واضحاً وخطة فعالة للاتصال والتقارب والابتكار والإبداع، وتتمثل الاجتماعات والتي هي تطبيق عملي لمبدأ المشاركة في الإدارة في لقاء بين أكثر من شخص في مكان وزمان محددين للتشاور والنقاش وتبادل الآراء من أجل الاتفاق على رأي موحد فيما بينهم حول موضوع من الموضوعات أو مشكلة من المشكلات لتحليلها لاعتماد قرار حيالها، ولقد أصبح لإدارة الاجتماعات والتحضير لها أصولاً ومبادئ ومهارات وقدرات في عالم الأعمال لجعلها أعظم نجاحاً وتصييرها أكثر سداداً وتحويلها أقوى إدراكاً للغايات سواء قبل أو أثناء أو بعد الاجتماع، وعلى الرغم من أن الاجتماعات قد تكون وسيلة لإيجاد مخارج مناسبة وسبلاً مفيدة للتواصل مع الآخرين ومناقشة وتبادل الآراء ووجهات النظر حول تقدم العمل وإنجازه إلاّ أنها قد تُدار بشكل قد يكون سيئاً وبالتالي فإنه من الممكن أن تترك أثراً بشكل سلبي على كفاءة الموظفين الإنتاجية؛ فهناك انتقادات حول طريقة إدارة الاجتماعات والمدة التي تستغرقها وما ينتج بعد ذلك فقد تكون الاجتماعات غير المثمرة والتي لا تُعطي نتائج مهمة هي السبب الذي يجعل الموظفين يقلقون منها؛ فالاجتماع الذي لا يخدم أي غرض يهدف إليه ولا يساعد في تحقيق أي هدف يرمي إليه يمكن أن يكون مكلفاً ومرهقاً عاطفياً ومنهكاً ومتعباً جداً جسدياً، فهناك اجتماعات استعراضية لإظهارها ولفت الأنظار إليها في حين أنها لا تُقدم ولا تُؤخر وهناك اجتماعات أُخرى مثمرة تُعطي نتائج مهمة لالتزامها بجدول أعمالها وتنفيذ ما تم إقراره والأعمال المفروضة والتكاليف المُنوطة بالمشاركين فيها والحاضرين لها، فعندما يتم عقد اجتماع لأسباب شخصية صرفة وعلل وتبريرات ذاتية بحتة فإن مصيره الإخفاق ومنتهاه الخسران وعاقبته الفشل كأن يستمتع مدير الاجتماع ويتلذذ باستعراض إمكانياته القيادية وقدراته الكلامية في الاجتماع ومد سطوته بكمية كبيرة من الأوامر غير المبررة وفيض من الطلبات غير المسوغة ومن دون سبب منطقي أو علة تطابق قواعد التفكير السليم. وكما يوجد من يهيئ ويرسم ويضع خططاً لاجتماع مثمر يُعطي نتائج في غاية الأهمية يوجد كذلك من يهيئ لاجتماع فاشل مخفق من حيث يدري أو لا يدري لافتقاده مهارات تسيير الفريق تسييراً متقناً وإدارة الوقت والتواصل والاتصال والتأثير وكذلك افتقاده مهارات الإتقان والإحكام والضبط والإجادة، ويرى البعض أن من المديرين من يتوانى عند صياغة الجداول ويتراخى عند إنشاء الخطط ويتباطأ عند ترتيب أجندات الاجتماعات كما أن البعض قد يعقد اجتماعات لا فائدة منها ولا هدف لها كطريقة لإبراز قوته وإظهار قدرته أو أن من يحضر الاجتماع قد يكون غير مهتم أو غير متهيئ ذهنياً للاجتماع، والبعض من الموظفين قد ينظر إلى الاجتماعات على أنها لا فائدة منها وتسبب ضياع الوقت أو أنها غير مجدية أو غير مثمرة ولا تأتي بشيء جديد ولا تزيد شيئاً لم يُعرف مسبقاً، وعند الرغبة في الحفاظ على اهتمام الموظفين والحاجة إلى تنمية اعتنائهم التام بالاجتماعات تبرز الحاجة إلى إحداث تغيير واضح فيها وجعلها أنواعاً مختلفة وأشكالاً متعددة وإضافة بعض التغيرات لتشجيع الموظفين وتقوية عزيمتهم على المساهمة والمشاركة والتعاون الفعلي وإبعاد الملل وإزاحة الضجر وإزالة السأم.
