دشن صاحب السمو الملكي الأمير سلطان بن سلمان بن عبدالعزيز رئيس هيئة السياحة والآثار، في مقر الهيئة بالرياض مؤخراً، مشروع الأرشيف الإلكتروني "الذاكرة المؤسسية" للهيئة، والذي يتضمن أرشفة إلكترونية متطورة لوثائق الهيئة، ومركزاً للوثائق والمحفوظات. ويأتي المشروع الذي يتضمن رصيد الهيئة من الوثائق بأنواعها ووسائطها المختلفة، في إطار رؤية الهيئة للوصول إلى "هيئة بلا ورق"، وتعزيزاً لمفهوم الحكومة الإلكترونية. ويهدف "نظام الذاكرة المؤسسية" بالهيئة إلى جمع وفرز وتنظيم وثائق الهيئة الورقية والإلكترونية، وأرشفتها وفق المعايير والسياسات العالمية، وذلك بغرض حفظها وتسهيل استرجاعها من قبل إدارات الهيئة عند الحاجة إليها. وقد جاء هذا المشروع نتيجة تضافر جهود كل من إدارة تقنية المعلومات ومركز الوثائق والمحفوظات بالهيئة، وذلك تلبية لرغبة الهيئة في فرز وتنظيم أرصدتها من الوثائق -في ظل التزايد المستمر في حجم الملفات والوثائق-، وتحويل الوثائق الورقية إلى الشكل الإلكتروني، لما في ذلك من مميزات كبيرة. وصمم نظام "الذاكرة المؤسسية" ليتم استخدامه بواسطة مسؤولي الهيئة بصرف النظر عن مواقعهم، سواء كانوا في الأمانة العامة أو الفروع والمكاتب، والذين يتوزعون على 25 إدارة عامة، و16 فرعاً، و46 مكتب آثار. وقد حرصت الهيئة منذ بداية المراحل الأولى للمشروع على التواصل والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وذلك بعد تفعيل اللجنة الدائمة للوثائق، ولجان تقويم الوثائق، وإعداد جداول مدد حفظ الوثائق وإرسالها للمركز الوطني للاعتماد.
