بعد فشل عقد اجتماع جمعيته العمومية في المرة الأولى يوم الأربعاء 11/ 6/ 1433ه الموافق 2/ 5/ 2012م بسبب عدم اكتمال النصاب القانوني، نجح النادي الأدبي في منطقة حائل في عقد اجتماع عموميته يوم الأحد الماضي 6/ 7/ 1433ه الموافق 27/ 5/ 2012م، بحضور 35 عضوًا وعضوة فقط، وبرغم أن العدد لم يكن يمثل نصف الأعضاء المسجلين في النادي والبالغ عددهم (89)، إلا أن الاجتماع اكتسب قانونيته وفقًا للمادة العشرين من لائحة الأندية الأدبية التي تشترط حضور أكثر من ثلث الأعضاء في الاجتماع الثاني. وقد حضر الاجتماع طلال بن عواض السلمي ممثلا لوزارة الثقافة الإعلام، وأدار مجرياته رئيس مجلس إدارة نادي حائل الأدبي نايف بن مهيلب المهيلب، واستهل الاجتماع بعرض مرئي شامل عن مناشط النادي في ظل إدارته الجديدة قدّمه نائب رئيس مجلس الإدارة رشيد بن سلمان الصقري، الذي تطرّق إلى الأنشطة المنبرية ونشاطات لجان النادي ونشاط اللجان الفرعية في محافظات ومدن منطقة حائل، وتوجّه النادي نحو التوسع فيها، ثم عرض لخطة المناشط المقترحة للعام المالي المقبل، وتم تصويت الأعضاء بالموافقة وإقرار خطة برامج الأنشطة الثقافية بنسبة 82%. أعقبه تقديم عرض مرئي عن مشروع مبنى المقر الجديد للنادي، حيث أوضح المهيلب أثناء العرض أن هذا المشروع يأتي استكمالا لخطوات بدأتها الإدارة السابقة، مبينًا أن تكلفة المشروع من المتوقع أن تفوق مبلغ العشرين مليون ريال، لافتًا إلى أن النادي يتطلّع لجلب ممولين من رجال الأعمال في القطاع الخاص وفق الوعود التي تلقاها في هذا الشأن، مبينًا أن مساحة المشروع تبلغ عشرة آلاف متر مربع خُصص ثلثها للاستثمار مبدئيًا، كما شارك الحضور بتقديم اقتراحاتهم حول المشروع، تركزت حول ضرورة تجاوز العثرات المحتملة، واستثماره بصورة جيدة تجعل منه رافدًا للتمويل الذاتي لفعاليات النادي، وجعله ملتقى جامعًا للمثقفين. وحول مطالبة العضو عمر الفوزان بمراعاة التنوع في طرح الأطياف الفكرية، رد المهيلب بالتأكيد على أن أبواب النادي مفتوحة للجميع في إطار الثوابت الدينية والوطنية، مشددًا على أنهم لن يسمحوا بتجاوزهما، وما عدا ذلك فهو مساحة حرة للنقاش والاختلاف. بعد ذلك استعرض عضو مجلس إدارة النادي المدير المالي عبدالرحمن اللحيدان الموازنة المالية التقديرية المقترحة للعام المالي 1432/1433ه - 2012م والتي بلغت مليونين وستمائة وخمسة عشر ألف ريال، وتم التصويت على إقرارها بنسبة 85%، وأبان اللحيدان أن هذه الميزانية مقاربة لميزانيات الأعوام الماضية، وأعلن عن إقامة ملتقى حاتم الطائي الثاني في العام المقبل، ثم جرى التصويت على إقرار تسمية المحاسب القانوني للنادي وهو مكتب الحمزة (محاسبون قانونيون) وتمت الموافقة عليه بنسبة 93%.
