اعتمد مجلس إدارة نادي حائل الأدبي شروط وآلية تحكيم «جائزة حائل للرواية السعودية» والمرصود لها 100 ألف ريال، 70 ألفاً للفائز الأول، و30 ألف ريال للفائزين للأعمال الثلاثة الأخرى في القائمة القصيرة التي تحتوي على أربعة أعمال روائية فائزة يعلن عنها قبل حفلة تتويج الرواية الفائزة. وأوضح عضو مجلس الإدارة رئيس لجنة الإصدارات عبدالله الحربي أن مجلس الإدارة أقر تسمية الجائزة «جائزة حائل للرواية السعودية» ويطلق على الرواية الفائزة «رواية العام»، وتقتصر على الرواية المحلية فقط، وتمنح كل عام ميلادي في الربع الأول من العام الذي يلي عام الجائزة. وعن الهدف من الجائزة، قال الحربي: «هدفنا تشجيع الروائيات والروائيين في المملكة العربية السعودية وكل ما من شأنه إبراز الطاقات الكامنة في الرواية المحلية وإظهار قوتها ومتانتها». وكشف الحربي عن شروط الترشح للجائزة وهي أن يكون كاتب العمل المقدم سعودياً، من دون اعتبار للعمر وأن يكون العمل مطبوعاً في عام منح الجائزة ولا يقبل العمل المخطوط، وألا يكون العمل مرشحاً أو حائزاً على أية جوائز أخرى مشابهة، وأن تكون لغة العمل هي اللغة العربية الفصيحة. وأضاف أن من حق المؤلف ترشيح عمله بشكل مباشر، بعد توقيعه على النموذج المعد ويحق للجهات الأدبية الثقافية، ودور النشر المحلية والعربية أن ترشح ما تراه من أعمال بعد موافقة مؤلفيها على أن تكون الجائزة للروائي وليست للناشر، ولا يحق للكاتب الترشح بأكثر من عنوان، وتتحمل الجهة المرشحة للرواية مسؤولية حقوق الملكية الفكرية ويخلي النادي مسؤوليته عن أية تجاوزات بهذا الشأن، ويعتبر ترشيح العمل قبول كاتبه والجهة المرشحة بآلية عمل الجائزة وفقاً لما يراه النادي وتقرره لجنة التحكيم. وحول الإعلان عن العمل الفائز وحفلة التسليم قال الحربي: «سيعلن عن القائمة القصيرة في الصحف وعلى موقع النادي الالكتروني ويحدد موعد حفلة تسليم الجائزة بعد إعلان القائمة القصيرة بأسبوعين»، وعن موعد الترشح أضاف «يبدأ استقبال الأعمال المرشحة في الأول من ايلول (سبتمبر) إلى نهاية تشرين الاول (أكتوبر) من كل عام» وشدد على أن النادي لن يقوم بالرد على طلبات الترشيح أو الأعمال المخالفة للشروط ويكتفى بالإشعار بتسلم العمل المرشح خلال أسبوعين من تسلمه، وعلى صاحب العمل أو الجهة المرشحة توفير معلومات الهوية الشخصية وعناوين الاتصال وأرقام الهاتف والبريد الالكتروني والعادي، وأن يرسل عدد 8 نسخ من الرواية المرشحة مع استمارات الترشيح المعبأة إلى عنوان النادي (حائل - ص.ب 2865 – الرمز البريدي 81461). وأكد أن آلية الفرز والتحكيم موزعة على لجنة الإصدارات والتي من مهامها: تسلم وتوثيق الأعمال المرشحة والتحقق من مطابقتها للشروط، ويحق للجنة الإصدارات في النادي استبعاد الأعمال التي لا تحقق الحد الأدنى من الجودة على أن تعرض على مجلس الإدارة، والقيام بترشيح سكرتير للجنة التحكيم وترشيح قائمة محكمين لمجلس الإدارة ويختار المجلس 6 أعضاء للجنة التحكيم وتقوم اللجنة بالتنسيق مع المحكمين المختارين والحصول على موافقتهم. وأضاف أنه سيتم اختيار لجنة تحكيم مكونة من 6 أعضاء، 3 روائيين و3 نقاد مهتمين بالسرد. وسيتم اختيار رئيس لجنة التحكيم من أعضاء اللجنة بالتصويت ويكون صوته مرجحاً في حال تساوي أكثر من عمل، ويقوم بتحديد العمل الفائز مع سكرتير اللجنة عن طريق حساب نقاط التقويم التي حصل عليها العمل من أعضاء اللجنة ويعلن عن العمل الفائز بعد اختياره من اللجنة، ويقدم مبررات منح الجائزة لهذا العمل بالتحديد. وعن آلية عمل لجنة التحكيم قال: «يتم توزيع نسخة من الأعمال المرشحة على كل عضو في لجنة التحكيم ليقوم الأعضاء بتحديد جوانب معينة للتقويم والاتفاق على معايير فنية عامة، كما يقوم كل عضو في اللجنة بقراءة العمل المرشح ومنحه الدرجة المستحقة، ويقدم كل عضو تقويمه للأعمال المرشحة لرئيس اللجنة ولسكرتير اللجنة، ويتم جمع النقاط التي حصل عليها كل عمل مرشح ويحدد العمل الفائز بناء على ذلك وتحدد فترة اختيار اللجنة للعمل الفائز بثلاثة أشهر مبدئياً ويمكن للجنة طلب تمديد شهر إضافي في حال كان عدد الأعمال المرشحة اكبر من المتوقع».
