أظهرت نتائج دراسة لمعهد البحوث والدراسات الاستشارية بجامعة الملك خالد، بعنوان: «وسائل المحافظة على سرية الوثائق والمحفوظات في الأجهزة الحكومية»، أن 75 في المئة من موظفي الحكومة لديهم مظاهر تردد ومقاومة في التعامل مع الأنظمة التقنية الخاصة بالوثائق والمحفوظات، لاعتقادهم أنها تتطلب مهارات تقنية خاصة، على رغم أنَّ 68 في المئة من العينة يتلقون التدريب في شكل دوري لتطوير مهاراتهم وقدراتهم، ورفع مستوى أدائهم، للتعامل معها في شكل مناسب. وكشفت نتائج الدراسة أنَّ 72 في المئة من العينة المبحوثة لديهم خلفية تقنية في التعامل مع أنظمة الأرشفة والمحفوظات، إلا أنَّ 81 في المئة منهم يواجهون صعوبات في فهم بعض آليات عمل نظام الوثائق الإلكترونية، في حين مايزال هناك 19 في المئة لا يثقون بواقع تغيير نظام العمل اليدوي إلى إلكتروني، لانخفاض الوعي التقني وضعف مستوى التدريب في الجهة. وأجريت الدراسة على عينة من خمسة قطاعات حكومية كبرى، واهتمت في شكل رئيس بالبحث في الوسائل والأدوات والإجراءات اللازم توفيرها لضمان حماية الوثائق والمحفوظات بالأجهزة الحكومية من الأخطار الداخلية والخارجية. وأوصت الدراسة ببذل الجهات التي شاركت في الدراسة مزيداً من الجهود لتحسين وتطوير الأداء في مراكز الوثائق والمحفوظات، وزيادة تفعيل القرارات الصادرة بهذا الشأن في ما يتعلق بالأساليب الفنية لحماية الوثائق والمحفوظات، وأكدت ضرورة رفع مستوى تدريب الموظفين في الأجهزة الحكومية. وأشارت إلى الحاجة الماسة إلى استخدام الأنظمة الآلية في إدارة الوثائق والمحفوظات، والتخلص من التعامل اليدوي، وأهمية ملاءمة الموقع وتحسين الاحتياطات الأمنية عموماً، واستخدام أنظمة الإنذار المبكر والحماية للتجهيزات الأساسية والبرامج الإلكترونية، كما أشارت إلى ضرورة التركيز على الأرشيف الوطني السعودي، ومتابعة المعايير الدولية من المجلس الدولي للأرشيف، وتعزيز الاهتمام بالجوانب القانونية والإجرائية لإدارة التعاملات الإلكترونية. وطالبت الدراسة برفع مستوى سلامة المحتوى حيال استخدام تقنيات الترميز والتشفير، والتوقيعات الإلكترونية، وتقنيات منع الإنكار، واستخدام تقنيات التخلص من نفايات الوثائق والمحفوظات الإلكترونية، ورفع مستوى تقنيات المخابئ والترشيح، وتقنيات التحقق من المستخدمين. وأوضح عميد معهد البحوث والدراسات الدكتور عبداللطيف الحديثي أنَّ الدراسة تطرقت إلى الوثائق والمحفوظات الحكومية: مفهومها، وأنواعها، وأهميتها، وألقت الضوء على الأمن المعلوماتي للوثائق والمحفوظات، ونظم المعلومات الإدارية، ثم بحثت الوثائق الحكومية الإلكترونية من زوايا عدة، واستعرضت اللوائح والتشريعات المنظمة لسرية الوثائق والمحفوظات بالمملكة، وسبل وإجراءات الحفاظ على سرية الوثائق والمحفوظات الحكومية، وانتهت إلى مجموعة من النتائج والتوصيات. وقال: «إن الدراسة هدفت إلى التعرف على أهم الوسائل والإجراءات العلمية المطلوبة للمحافظة على سرية الوثائق والمحفوظات بالأجهزة الحكومية، ومعرفة الأخطار أو التهديدات التي يمكن أن يتعرض لها الأمن المعلوماتي، ومواجهة التهديدات الأمنية الناشئة من مجموعة واسعة من المصادر، بما فيها التجسس والاحتيال، والدخول غير الآمن أو المصرح به، وتطوير نظام إدارة الوثائق والمحفوظات لدى الأجهزة الحكومية، وسبل زيادة إنتاجيتها، وتحسين أدائها.
