تغطي قطاعات المراقبة والمتابعة في مؤسسات الطوافة الست العاملة في مكةالمكرمة جميع الخدمات الأساسية والإضافية والغذائية والنقل والمواصلات بالخطة الترددي وال «لا ترددي» المقدمة لحجاج بيت الله الحرام، إضافة إلى عملية التفويج لمنشأة الجمرات وتنهي عملها باستطلاع آراء الحجاج حول نوعية الخدمة. ويقف على هذه القطاعات فريق عمل يتخطى في بعض مؤسسات الطوافة نحو 150 فرداً لتنفيذ عمليات المراقبة والمتابعة الشاملة على مدار الساعة، نظراً إلى حجم المسؤولية بعد تلقيهم دورات تدريبية متخصصة وربطهم بغرف عمليات تم تجهيزها فى مقرات المؤسسات لاستقبال شكاوى الحجاج بلغات عدة (الإنكليزية والفرنسية والروسية والتركية) من خلال أحدث الأجهزة الاتصالية والحاسوبية والآليات المساعدة . وأوضح عضو مجلس الإدارة المشرف على قطاع المراقبة والمتابعة بمؤسسة مطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأميركا وأستراليا الدكتور وائل بن صالح حلبي أن مؤسسات الطوافة تحرص على تنظيم لقاء سنوي لقطاع المراقبة والمتابعة، نظراً إلى أهمية هذا القطاع بحضور ممثلين من وزارة الحج على مستوى الوكالة لاستعراض برامج المراقبة والمتابعة والمهمات التي تنفذها المؤسسات خلال الموسم للاطمئنان على جودة الخدمات المقدمة لراحة ضيوف الرحمن، مبيناً أن مؤسسته تعقد اليوم لقاءها السنوي بحضور وكيل وزارة الحج المساعد لشؤون العمرة المكلف بمهمات فرع وزارة الحج بمكةالمكرمة عادل بن عبيد بلخير ورئيس مجلس إدارة المؤسسة المهندس فخري ابن عبدالسلام داغستاني وهو ما يعكس أهمية هذه البرامج، الأمر الذي دفع بعض الموسسات ومن بينها مؤسسته إلى تخصيص رقم موحد لاستقبال شكاوى الحجاج ولسرعة التعامل مع جميع الملاحظات الواردة عن الخدمات المقدمة لهم. وأبان أن مؤسسة مطوفي حجاج تركيا ومسلمي أوروبا وأميركا وأستراليا استحدثت استبانات تتضمن أسئلة استبانيه تغطي الخدمات ونوعيتها كافة وهي استبانات يتم توزيعها على الحجاج في مقار تجمعاتهم سواء داخل محل سكنهم في مكةالمكرمة أو داخل مخيماتهم في المشاعر المقدسة، بهدف استطلاع آراء الحجاج في الخدمة ومقدمي الخدمة، مشيراً إلى أن هذه الاستبانات تخضع للتقويم العام عقب مغادرة الحجاج الأراضي المقدسة . وأشار حلبي إلى أن أهداف خطة قطاعات المراقبة والمتابعة داخل مؤسسات الطوافة يجري تنفيذها من خلال محاور عدة تشمل أداء القطاعات الداخلية بالمؤسسة تكون مهماتها متابعة أداء القطاعات الداخلية بالمؤسسة، «بدءاً من متابعة الدوام حضوراً وانصرافاً للعاملين بمجموعات الخدمات الميدانية وانتهاء بمتابعة تنفيذ مضمون الخطة التشغيلية لهذا الموسم لكل القطاعات، وكذلك وحدة مراقبة ومتابعة القطاعات الميدانية والجهات التابعة التى تتكون غالباً من لجان عدة لكل لجنة مهماتها الخاصة، إذ تشتمل على لجنة تجهيز المقار والاستقبال ولجنة إسكان مكةالمكرمة ولجنة النقل والتصعيد ولجنة المشاعر المقدسة (عرفات - منى) ولجنة التفويج والمغادرة بعد الحج». وأوضح الحلبي أن خطة عمل قطاعات المراقبة والمتابعة بالمشاعر المقدسة يبدأ العمل بها صباح اليوم الثامن من شهر ذي الحجة، إذ تتضمن عملية التصعيد من مكةالمكرمة إلى مشعر منى يقوم بها فريق عمل متكامل حتى يتم الانطلاق إلى مشعر عرفات ثم بعد ذلك عملية التصعيد من مشعر منى إلى مشعر عرفات ويشرف عليها مراقبون مدربون ومزودون بالدراجات النارية. وأبان أنه بعد انتهاء أعمال موسم الحج ومغادرة جميع حجاج بيت الله الحرام الأراضي المقدسة وعودتهم إلى بلادهم سالمين غانمين، يستمر عمل قطاعات المراقبة والمتابعة لإعداد التقويم العام للمؤسسات ومجموعات الخدمات الميدانية من خلال تنسيق كل مؤسسة من مؤسسات الطوافة مع فريق لجان المراقبة والمتابعة بوزارة الحج لوضع التقويم العام لمجموعات الخدمات الميدانية التابعة لها، مشيراً إلى أن التقويم يتم وفق نتائج استمارات الاستبانات التي تم الاتفاق على العمل بها وتوزيعها على الحجاج في هذا الموسم والتنسيق مع مشرفي الوحدات لوضع نتائج التقويم العام للقطاعات الداخلية والميدانية للمؤسسة.
