أنهت إدارة الأرشفة الإلكترونية بأمانة محافظة جدة مؤخرا أعمال أرشفة 6477 تعميما أصدرته الأمانة منذ عام 1410ه، وذلك بهدف سرعة الوصول إليها عبر الموقع الداخلي. وأوضح مدير عام الاتصالات الإدارية والأرشفة الالكترونية بالأمانة المهندس نعمان محمود عبد المانع أن أرشفة التعاميم برنامج ضمن مشروع متكامل لأتمتة أعمال إصدار وتوثيق وأرشفة تلك التعاميم من خلال الموقع الداخلي، مشيرا إلى أن هذا المشروع سيقوم برسم آلية موحدة وواضحة لطريقة استلام وتعميم القرارات الخاصة بإدارات الأمانة باستخدام أحدث البرامج التقنية. وأضاف أن نظام الاتصالات الإدارية أحدث نقلة نوعيه في طريقة تعامل جهاز الأمانة بكامله ليس فقط في أرشفة التعاميم، بل مع المعاملات المتدفقة إليه التي هى أساس العمل في تقديم الخدمات البلدية من ناحية سرعة وسهولة انجازها. وأكد أن تلك النقلة سوف تحد من بطء تنقل التعاميم الذي كان من أسبابه تنقل هذه التعاميم الورقية بكامل محتوياتها عبر المراسلين إلى كل موقع تحال إليه المعاملة أو تنقلها عبر محطات كثيرة لموظفي اتصالات إدارية بالأمانة قبل الوصول إلى المختصين فعلاً، فضلا عن المراجعة الورقية في كل محطة على المرفقات الورقية والقيام بإجراءات الاستلام والإحالة الروتينية، خاصة أن فئة التعاميم خصوصا كانت مفتوحة القيد وغير مستلمة في النظام رغم انتهائها فعليا، لافتا إلى أن هذا النظام سيوفر كذلك الاستهلاك الكبير للورق في تصوير تلك التعاميم والقرارات عند انتقالها بين إدارات الأمانة المختلفة، كما سيقضي على صعوبة الحصول على نسخ منها عند الحاجة لها. وقال عبد المانع إن عملية التكامل بين التطبيقات التي تقوم بها تقنية المعلومات هي التي مهدت الطريق للبدء في أعمال الأرشفة الإلكترونية ابتداء من الأرشفة الالكترونية للمعاملات التاريخية الهامة بأرشيف الأمانة وانتقالا إلى بعض المعاملات الأخرى، موضحا أن العمل في مجال الأرشفة يستهدف الوصول إلى الأرشفة اليومية للمعاملات المتدفقة للأمانة لنقلها إلكترونيا بين الإدارات.
